Buchhaltung – erklärt für Anfänger

Das Thema Buchhaltung begleitet alle Gründer, Unternehmer und Selbstständige im Arbeitsalltag. Eine disziplinierte Buchführung sorgt für geordnete Abläufe und liefert dir wichtige Daten über deinen Betrieb. Doch was genau macht eine gute Buchhaltung aus? Was ist der Unterschied zur Buchführung? Wie organisiert du sie und welche Informationen erhältst du daraus? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen.

Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bereich eines Unternehmens, der die Buchführung abwickelt. Unabhängig von der Größe deines Betriebs und der Branche, in der du tätig bist, gehören Buchführungsaufgaben zur täglichen Arbeit dazu. Zentrale Aufgaben sind die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die Gewinnermittlung und Bilanzierung.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Beide Begriffe werden meist synonym verwendet. Genaugenommen handelt es sich aber bei der Buchhaltung um die Abteilung oder Organisationseinheit im Unternehmen, die die Buchführung erledigt.

Unter Buchführung versteht man die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, und anschließend die Erfolgsrechnung, Gewinnermittlung und den Jahresabschluss.

Wer erledigt die Buchhaltung?

Nicht in jedem Unternehmen sind zwingend alle Teilbereiche vorhanden. Ebenfalls gibt es nur in großen Firmen eigene Abteilungen für die einzelnen Buchhaltungsaufgaben. In der Regel werden mehrere Aufgaben von einer Abteilung oder gar einer Person wahrgenommen. Als Einzelunternehmer bist in der Regel du in der Verantwortung, alle Aufgaben der Buchhaltung wahrzunehmen. Eine alternative Lösung ist es, bestimmte Bereiche auszulagern. Beliebt ist es, bei der Lohnbuchhaltung auf Outsourcing zurückzugreifen.

Teilbereiche der Buchhaltung

Es gibt verschiedenste Komponenten, die in der Gesamtheit die Buchhaltung ausmachen. Diese Teilbereiche sind:

• Finanzbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Lager- oder Mengenbuchhaltung
• Energiebuchhaltung

Was ist die Finanzbuchhaltung?

Innerhalb der Buchhaltung entfällt ein großer Teil der Aufgaben auf die Finanzbuchhaltung. Vor allem die Buchführung ist hier zu nennen, die täglich und faktisch laufend aktualisiert werden muss. Hier werden alle Geschäftsvorgänge sortiert, kategorisiert und katalogisiert. Darüber hinaus beschäftigt sich die Finanzbuchhaltung mit Abrechnungen. Anhand der Zahlen, die von der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden, wird der Gewinn oder Verlust ermittelt. Dies geschieht anhand der Bilanz, der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Ziele der Finanzbuchhaltung sind also, Gewinn und Verlust zu ermittelt sowie alle Geschäftsvorfälle übersichtlich darzustellen.

Welche Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil nahezu jedes Unternehmens. Nicht nur in Betrieben mit Angestellten, auch als Einzelunternehmer hast du Aufgaben in diesem Bereich. Die Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es, Löhne und Gehälter für die Bediensteten des Unternehmens abzurechnen und auszuzahlen. Weiterhin werden alle Beiträge zu den Sozialversicherungskassen abgerechnet sowie die Lohnsteuer abgeführt. Darüber hinaus ist es auch die Aufgabe der Lohnbuchhaltung, die Arbeitszeitkonten der Angestellten zu führen. So werden Stundenzettel kontrolliert, Zeitkonten abgerechnet und auch Urlaubsanträge bearbeitet.

Was genau sind Debitoren und Kreditoren?

Debitoren und Kreditoren sind zwei Begriffe, die eng mit Forderungen und Verbindlichkeiten zusammenhängen. Während sich die Debitorenbuchhaltung mit Forderungen aus deinen Lieferungen und Leistungen gegenüber deinen Kunden beschäftigt, ist die Kreditorenbuchhaltung für die Rechnungen deiner Lieferanten zuständig. Beide Buchhaltungen sind eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft.

In kleinen Unternehmen oder wenn du keine Umsatzsteuer abführst, werden separate Debitoren- und Kreditorenbuchhaltungen in der Regel nicht benötigt. Für die steuerliche Berechnung der Umsatzsteuer sowie für die Bilanz ist jedoch der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung entscheidend. Deshalb werden in Unternehmen, der der Bilanzierungs- oder Umsatzsteuerpflicht unterliegen, Rechnungen zum Zeitpunkt der Ausstellung in die Buchführung aufgenommen. Dies geschieht mit speziellen Debitoren- und Kreditorenkonten. Hier werden Rechnungsbeträge gebucht, ohne dass tatsächlich Gelder geflossen sind. Gleichzeitig wirken sich diese Buchungen auf die Erträge und die Umsatzsteuer aus.

Darüber hinaus ist es die Aufgabe dieser beiden Buchhaltungen, die Übersicht über alle Rechnungen zu behalten. Hierfür besitzen die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eigene Ablagesysteme, in denen die Rechnungen chronologisch sortiert abgelegt werden. Dank diesem System ist es leicht, den Überblick über Rechnungen des Unternehmens zu behalten. Gleichzeitig überwacht die Debitorenbuchhaltung den Zahlungseingang. Offene Rechnungen deiner Kunden werden dann als bezahlt markiert und entsprechend in der Buchführung kontiert. Ebenfalls werden Mahnungen für überfällige Rechnungen von dieser Abteilung erstellt. Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt die gleichen Aufgaben für die Rechnungen deiner Lieferanten.

Um welche Aufgaben kümmert sich die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung ist ebenfalls eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Sie beschäftigt sich jedoch ausschließlich mit langlebigen und teuren Vermögensgegenständen. Diese werden in der Buchführung in vielerlei Hinsicht speziell behandelt. Zum einen lassen sich die Anschaffungskosten nicht in einer Summe und sofort steuerlich geltend machen. Zum anderen sieht der Gesetzgeber für diese Anlagegüter Abschreibungen vor. Zu diesem Zweck gibt es AfA-Tabellen, in denen für alle Wirtschaftsgüter typische Nutzungszeiträume vorgegeben werden. Zu den Anlagegütern gehören Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge sowie auch Immobilien oder Gebäude.

Die Anlagenbuchhaltung führt Buch über alle Vermögensgegenstände deines Unternehmens. Sie berechnet auch die Abschreibungen über die Jahre und trägt diese Buchungen in der Buchführung ein. In der Regel wird für jedes Anlagegut ein separates Konto erstellt. Auf diese Weise ist es leicht, auch über einen langen Zeitraum hinweg die Übersicht über die Anlagegüter zu behalten.

Wie hilft mir die Kosten- und Leistungsrechnung im Alltag?

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein spezieller Bereich der Buchhaltung. Sie ist ein Kontroll- und Planungsinstrument, mit der du Strategien festlegst und Risiken erkennst. Die Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung bilden Zahlen, die von der Buchführung bereitgestellt werden. So werden Kosten und erwartete Einnahmen für bestimmte Projekte oder Investitionen errechnet.

Weiterhin lässt sich auf Basis von anteilig berechneten Unternehmens- und Einkaufskosten die Gewinnspanne deiner Lieferungen oder Leistungen errechnen. Auf diese Weise ist es ebenfalls möglich zu ermitteln, zu welchen Preisen du deine Waren oder Dienstleistungen anbieten musst, um wirtschaftlich zu arbeiten. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist also vornehmlich ein Werkzeug für die interne Berechnung und hilft dir, im Geschäftsalltag erfolgreich zu sein. Grundlage dafür, dass die Kosten- und Leistungsrechnung funktioniert, ist eine vollständige und aktuelle Buchführung.

Welche Aufgaben haben die Lagerbuchhaltung und die Energiebuchhaltung?

Die Lagerbuchhaltung ist ein Unterbereich der Buchhaltung, die in Unternehmen mit eigenem Warenlager benötigt wird. Sie behält permanent den Überblick über die Waren, die sich im Lager des Unternehmens befinden. Dies geschieht einerseits durch manuelle Kontrollen, andererseits aber auch durch elektronische, automatische Systeme. Mit einer funktionierenden Lagerbuchhaltung ist es möglich, in einem Online-Shop jederzeit die korrekte Menge an lieferbaren Waren anzuzeigen. Überbestellungen oder Bestellungen von ausverkauften Waren durch deine Kunden werden auf diese Weise verhindert.

Weiterhin fällt auch die jährliche Inventur, die im Zusammenhang mit der Bilanz erstellt wird, in den Aufgabenbereich der Lagerbuchhaltung. Bei der Inventur wird durch eine Bestandsaufnahme kontrolliert, welche Waren in welcher Anzahl sich im Unternehmen befinden. Die ermittelten Zahlen werden dann mit den Mengen, die in der Buchhaltung vermerkt sind, abgeglichen.

Die Energiebuchhaltung ist im Endeffekt eine selten benötigte Variante der Buchhaltung. Sie kommt in Branchen zum Einsatz, in der Verbrauch oder Erzeugung von Energie zum Arbeitsalltag gehören. Unternehmen, die in der Objektbetreuung oder Verwaltung von Immobilien tätig sein, setzen die Energiebuchhaltung ein, um eine Übersicht über die Verbrauchswerte zu erhalten. Das Ziel der Energiebuchhaltung ist es, Energie effizienter zu nutzen und Spielräume für Optimierungen ausfindig zu machen.

Die Buchführung – zentrales Werkzeug in der Buchhaltung

Ein Großteil der Arbeit der Buchhaltung entfällt auf die Buchführung. Die Aufgabe der Buchführung ist es, alle geschäftsrelevanten Vorfälle zu erfassen. Durch diese Erfassung ist es möglich, jederzeit einen kompletten Überblick über den finanziellen Status deines Unternehmens zu erhalten. Weiterhin werden anhand dieser Zahlen wichtige Informationen ermittelt und du kannst deine steuerlichen Pflichten erfüllen. Zu den Pflichten gehören vor allem die Steuererklärungen, die Unternehmer für die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer und auch die Lohnsteuer erstellen müssen.

Was sind Belege und wie gehe ich mit diesen um?

Belege sind die Grundlage für die Buchführung. Zu jeder Zeit gilt das Prinzip, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf. Der Beleg ist gleichzeitig der Nachweis für die Buchung und muss aufbewahrt werden. Als Belege dienen sowohl externe als auch interne Dokumente. Klassische Belege, die eine Buchung auslösen, sind Rechnungen. Es kann sich um Rechnungen handeln, die du deinen Kunden ausgestellt hast, oder die du beim Einkauf von Waren erhalten hast. Auch Kontoauszüge sind Belege. Der Gesetzgeber stellt Formvorschriften, die erfüllt sein müssen, damit ein Vorgang in der Buchführung berücksichtigt werden darf. So müssen aus dem Beleg zumindest das Datum, der Vorgang sowie ein exakter Betrag hervorgehen. Darüber hinaus gibt es noch die Rechnungsvorschriften, die du beachten musst.

In der Buchführung werden die Belege vor der Erfassung chronologisch sortiert. Dann erfolgt die Eingabe in die Buchführung. Hierbei wird der Vorgang inhaltlich zugeordnet, was mithilfe von Konten geschieht. Über diese Zuordnung ist es möglich, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Kategorien zuzuordnen. Dies ist wiederum für die Berechnung der Steuern sowie der Bilanz wichtig. Nachdem die Belege erfasst sind, werden sie nummeriert und abgelegt. Die Nummer, die du auf einem Beleg vermerkst, sollte sich auch bei der dazugehörigen Buchung in der Buchführung wiederfinden. Über diese Verbindung ist es zu einem späteren Zeitpunkt leicht möglich, den passenden Beleg zu einer Buchung zu finden.

Die endgültige Archivierung findet auf zwei Arten statt, abhängig davon, ob die Belege in Papierform vorliegen oder ob es sich um digitale Daten handelt. Die klassischen Belege auf Papier werden in der numerischen Reihenfolge in einem Ordner abgeheftet. Diese Ordner werden entsprechend dem Inhalt beschriftet und dann geordnet ins Archiv gebracht. Wenn du eine separate Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führst, ist es sinnvoll, diese Rechnungen getrennt von den restlichen Belegen abzuheften. Da bei den Debitoren- und Kreditorenbuchungen gesonderte Listen verbucht werden, sind diese Belege leicht anhand diesen zu sortieren. Digitale Daten hingegen legst du in Verzeichnissen ab, die du entsprechend beschriftest. Auch diese Verzeichnisse sollten chronologisch und inhaltlich abgegrenzt werden. Bei digitalen Daten ist zusätzlich wichtig, auf eine doppelte Sicherung der Daten zu achten.

Wofür benötigt man Konten in der Buchführung und wie funktionieren diese?

Die Konten erfüllen eine sehr wichtige Funktion innerhalb der Buchführung. Jeder Vorgang wird auf bestimmten Konten gebucht. Diese Konten sind in Kontenklassen gruppiert, sodass sich anhand der Kontonummer bereits grob erkennen lässt, zu welcher Art von Einnahme oder Ausgabe die Buchung gehört. Ebenfalls gibt es Kontenrahmen, die Kontennummern vorgeben. So werden im Standardkontenrahmen SKR 04 alle betrieblichen Erträge auf Konten gebucht, die mit einer „4“ beginnen. Die Konten im Bereich 5000 und 6000 hingegen sind für betriebliche Aufwendungen reserviert. Innerhalb dieser Gruppen, die meistens vierstellige Ziffern tragen, gibt es für wiederkehrende Vorgänge separate Konten. Das Konto 6815 ist beispielsweise für Bürobedarf vorgesehen, auf 4400 werden alle Erträge mit einem Steuersatz von 19 Prozent verbucht.

In der doppelten Buchführung, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt, besteht eine Buchung aus mindestens zwei Buchungen. Man spricht in diesem Fall von einem Buchungssatz. Ein solcher Buchungssatz weist sowohl Einträge im Soll als auch im Haben auf. Die Summe beider Seiten muss immer null ergeben. Ein Beispiel für einen solchen Buchungssatz ist eine Rechnung, die du einem deiner Kunden für eine Dienstleistung ausgestellt hast. Angenommen du bist Kleinunternehmer, weist auf deiner Rechnung also keine Umsatzsteuer aus, und hast den Rechnungsbetrag von 90 Euro sofort in bar erhalten. Dann spricht der Buchungssatz einerseits deine Kasse an und andererseits dein Erlöskonto. Die entsprechenden Konten im Standardkontenrahmen SKR 04 sind 1600 für die Kasse und 4000 für die Erlöse. Also wird die Einnahme von 90 Euro in der Kasse im Soll, auf der linken Seite des Kontos, gebucht. Die Gegenbuchung wird hingegen auf der Haben-Seite, also auf der rechten Seite des Kontos, vermerkt. Diese Buchung beläuft sich ebenfalls auf 90 Euro, da du keine Steuer buchen musst. Somit ist dieser Buchungssatz komplett.

Wenn du hingegen umsatzsteuerpflichtig bist, sieht die Gegenbuchung folgendermaßen aus. Das Erlöskonto ist nicht mehr 4000, sondern 4400. Dieses ist für Umsätze mit einem Steuersatz von 19 Prozent reserviert. Hier buchst du nur die Nettosumme der Rechnung, also 75,63 Euro. Bei den restlichen 14,37 Euro handelt es sich um die Umsatzsteuer. Diese wird auf einem Fremdkapitalkonto gebucht. Diese befinden sich im Standardkontenrahmen in der Klasse drei. Für Umsatzsteuer ist in diesem Fall das Konto 3800 reserviert.

Konten erfüllen verschiedene Zwecke. Es gibt Konten, die im Zuge des Jahresabschlusses zurückgesetzt werden, während andere Konten permanent aufaddiert werden. Auf diesen, zu denen zum Beispiel deine Kasse zählt, beginnt das Geschäftsjahr jeweils mit dem Übertrag der Endsumme aus dem letzten Jahr. Die betrieblichen Erträge, also zum Beispiel das Konto, auf dem du in dem Beispiel von eben deinen Erlös verbucht hast, werden hingegen zum Jahresende auf null gesetzt. Die Summe dieser fließt in den Jahresabschluss ein. Darüber hinaus gibt es noch sogenannte Verrechnungskonten. Die Konten, auf denen du die Umsatzsteuer verbuchst, gehören dazu. Sie werden bei der Berechnung der Umsatzsteuer benötigt. Die Summe, die hier ermittelt wurde, meldest du in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt und führst diese dann als Zahlung ab. Auch die Debitoren- und Kreditorenkonten gehören zu diesen Verrechnungskonten. Rechnungen werden zunächst hier verbucht und der Ausgleich findet statt, sobald der Zahlungseingang registriert wurde.

Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung

Es gibt zwei verschiedene Varianten von Buchführungen:

• Die einfache Buchführung ist nur für Selbstständige zugelassen, die freiberuflich arbeiten oder gewisse Umsatzgrenzen nicht überschreiten und als Kleingewerbe gelten.
• Zur doppelten Buchführung bist du verpflichtet, sobald du als Gewerbetreibender auftrittst und einen Handelsregistereintrag hast.

Zwischen den beiden Varianten bestehen einige grundlegende Unterschiede. Die einfache Buchführung ist sehr simpel aufgebaut. Ziel ist es, einfach nur alle Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres zu erfassen. Es gibt keine Jahresüberträge und auch der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung wird nicht beachtet. Unternehmer, die die einfache Buchführung anwenden, ermitteln ihren Gewinn nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt.

Die doppelte Buchführung hingegen ist direkt gekoppelt an die Bilanz. Da in der Bilanz auch das Eigenkapital, das Anlagevermögen und Verbindlichkeiten gelistet werden, muss auch die Buchführung diese Faktoren berücksichtigen. Deshalb lassen sich in der doppelten Buchführung Abschreibungen und die steuerlichen Anforderungen berücksichtigen.

Die Rechnungsstellung in der Buchhaltung

Sofern ein Unternehmen eine separate Abteilung für die Debitorenbuchhaltung besitzt, ist diese in der Regel auch für die Rechnungsstellung zuständig. Ansonsten kommt diese Aufgabe der Finanzbuchhaltung zu. Rechnungen auszustellen ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens. Gleichzeitig gelten hier auch strenge gesetzliche Vorgaben, die du unbedingt berücksichtigen musst. Es gibt bestimmte Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung, die du erstellst, vorhanden sein müssen. Weiterhin unterscheiden sich die Vorgaben, abhängig von deiner umsatzsteuerlichen Einstufung. Wenn du oder deine Debitorenbuchhaltung also Rechnungen schreiben, solltest du auf das Vorhandensein der folgenden Angaben achten:

• Der vollständige Name und die Anschrift deines Unternehmens.
• Ebenfalls der Name und die Anschrift deines Kunden.
• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Eine Rechnungsnummer. Diese muss fortlaufend und eindeutig sein.
• Das Datum, an dem die Ware geliefert beziehungsweise die Dienstleistung ausgeführt wurde.
• Eine Auflistung der Lieferung oder Leistung, aus der Art und Menge klar hervorgehen.
• Die Steuernummer, unter der dein Unternehmen geführt wird.
• Der angewendete Steuersatz, der Nettobetrag sowie die Summe der Umsatzsteuer.
• Falls du ein Kleinunternehmer bist und keine Umsatzsteuer ausweist: ein Hinweis auf § 19 UStG und eine Bemerkung, dass im Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Abweichende Regelungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen. Auf diesen müssen nur dein Name und deine Anschrift, das Rechnungsdatum, die gelieferten Waren oder die geleistete Dienstleistung sowie die Angaben zur Umsatzsteuer und dem Nettopreis vermerkt werden.

Bei Betriebsprüfungen achtet das Finanzamt auf korrekt ausgestellte Rechnungen. Besonders hart geahndet werden Verstöße bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer. Wenn du also Umsatzsteuer falsch ausgewiesen oder den Hinweis auf § 19 des UStG vergessen hast, wird das Finanzamt in der Regel darauf bestehen, dass du die zu Unrecht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer abführst. Diese Forderung wird rückwirkend auf alle fehlerhaft geschriebenen Rechnungen angewendet. Bist du nicht sicher, welche Art der Rechnungstellung du verwenden musst, hole dir die Hilfe eines Gründer- oder Steuerberaters hinzu.