Was ist Debitorenbuchhaltung und wie funktioniert sie?

Ohne Debitorenbuchhaltung kommt eine Firma in eine finanzielle Bedrängnis. Um die Liquidität zu sichern, müssen offene Rechnungen erkannt und säumige Schuldner angemahnt werden. Auch die weitere Planung der Zusammenarbeit mit einem Debitor, hängt von seinem Zahlungsverhalten ab. Die einzelnen Bereiche der Buchhaltung sind übersichtlich und leicht erlernbar. Als Inhaber kannst du dich selbst in die Tätigkeiten einarbeiten oder einen Debitorenbuchhalter beauftragen. So verhinderst du Zahlungsausfälle und sicherst die Zahlungsfähigkeit deiner Firma.

Deine Aufgaben in der Finanzbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist neben der Kreditorenbuchhaltung einer der Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens. Beide Bereiche gehören zur Finanzbuchhaltung und sind von großer Bedeutung für eine erfolgreiche Geschäftsführung.

Während des laufenden Geschäftsbetriebs fallen regelmäßig zwei Arten von Rechnungen an:

1. Eingangsrechnungen für die Forderungen von Lieferanten
2. Ausgangsrechnungen für die Forderungen gegen eigene Kunden

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den eingehenden Rechnungen. Unternehmen erhalten Eingangsrechnungen für bestellte Waren oder Dienstleistungen die bezahlt werden müssen.

Auf der anderen Seite steht die Debitorenbuchhaltung in der die Ausgangsrechnungen einer Firma bearbeitet werden. Sobald ein Kunde ein Produkt oder eine Leistung bestellt, erhält er eine Rechnung. Wenn die Bezahlung der Lieferung gegen Barzahlung erfolgt, ist der Vorgang damit abgeschlossen. Der Verkäufer verbucht den Zahlungseingang und der Vorgang ist anschließend für ihn erledigt.

Häufig möchte der Käufer die Forderung jedoch nicht sofort bezahlen und fragt nach einem Zahlungsziel, um den Rechnungsbetrag später zu überweisen. Selbstständige und Freiberufler können ihren Umsatz steigern, wenn sie ihren Abnehmern ein Zahlungsziel anbieten.

Lieferung mit Zahlungsziel

Übliche Zahlungsziele liegen zwischen 14 und 90 Tagen. Die Laufzeit wird beim Kauf individuell zwischen den Parteien vereinbart und auf dem Rechnungsformular vermerkt. Durch das Zahlungsziel gewährt der Verkäufer seinem Kunden einen Kredit, der auch als Lieferantenkredit bezeichnet wird. Der Käufer wird zum Schuldner des Unternehmens und damit zu einem Debitor. Der Verkäufer gehört zur Seite der Kreditoren, die offene Forderungen gegen ihre Kunden haben. Nicht bezahlte Forderungen müssen regelmäßig überwacht werden. Es handelt sich um Geld, das Dritte einem Betrieb schulden. Wenn die pünktliche Zahlung nicht kontrolliert und gegebenenfalls angemahnt wird, kann eine Firma viel Geld verlieren. Dieses Geld fehlt zur Bezahlung der eigenen Kosten. Dadurch kann ein Unternehmen seinen guten Ruf verlieren oder sogar insolvent werden. Die Überwachung der Debitoren gehört zu den entscheidenden Aufgaben der Buchhaltung, um ausstehende Zahlungen zu erkennen und einzutreiben.

Darum ist die Debitorenbuchhaltung so wichtig für dein Unternehmen

Debitoren sind Kunden, die deiner Firma Geld schulden. Unbezahlte Rechnungen mindern die Liquidität, die du zur Bezahlung der laufenden Kosten dringend benötigst. Daher ist es sehr wichtig, die offenen Posten aufzulisten und den pünktlichen Zahlungseingang zu überwachen. Diese Arbeiten übernimmt der Debitorenbuchhalter. Freelancer und Selbstständige erledigen diese Tätigkeiten häufig selbst.

Deine Aufgaben als Debitorenbuchhalter

Zu den beiden großen Aufgabenbereichen eines Debitorenbuchhalters gehört das Forderungsmanagement und das Sammeln von Informationen über das Zahlungsverhalten der Debitoren. Die Daten der Schuldner werden erfasst und bewertet. Dazu erstellt der Buchhalter eine Liste mit den Namen und Geschäftsdaten der jeweiligen Debitoren. Er überprüft jeden neuen Debitor auf seine Bonität. Außerdem erfasst er die laufenden Geschäftsvorfälle bei denen eine Zahlung aussteht. Diese Vorgänge werden in einer sogenannten Offene-Posten-Liste registriert.

Die Bearbeitung der Liste ist ein wichtiger Vorgang, da hier täglich alle noch nicht bezahlten Rechnungsbeträge angezeigt werden. Sobald von einem Schuldner kein Geld eingegangen ist und er somit das Zahlungsziel verpasst hat, muss eine Mahnung verschickt werden. Der Mahnungsversand ist wichtig, damit der Debitor rechtzeitig an die Zahlung erinnert wird.

Ein guter Buchhalter sucht außerdem das Gespräch mit dem Käufer und fragt nach, warum es zu dem Zahlungsverzug gekommen ist. Wenn es sich nur um einen kurzfristigen Liquiditätsengpass handelt, kann das Zahlungsziel verlängert werden. Bei schwerwiegenden Finanzproblemen muss der Kreditor mit einem Zahlungsausfall rechnen. In diesem Fall sollte der Vertrieb umgehend informiert werden, dass keine weiteren Verkäufe an den Kunden mehr erfolgen. Einige Betriebe stellen den Verkauf jedoch nicht komplett ein, sondern informieren den Käufer, dass er weitere Bestellungen nur noch gegen Vorkasse aufgeben kann.

Buchungen selbst erledigen oder auslagern?

Existenzgründer und kleine Unternehmen verfügen in der Regel nicht über eine eigene Buchhaltungsabteilung. Der Inhaber übernimmt das Forderungsmanagement selbst oder gibt es an einen externen Dienstleister ab. Die Auslagerung ist jedoch mit Kosten verbunden, die der tägliche Geschäftsbetrieb erst einmal einbringen muss. Daher entscheiden sich viele Unternehmer, das Rechnungswesen selbst oder durch einen Familienangehörigen zu erledigen.

Wenn du deine Buchführung selbst machen möchtest, erleichtert dir passende Software die Arbeit. Zahlreiche Hersteller bieten entsprechende Buchhaltungsprogramme an, die sämtliche Leistungen, Buchungen und Forderungen erfassen. Wenn du einen Steuerberater hast, kannst du ihn auch nach der passenden Software fragen. Am Anfang musst du etwas Zeit aufbringen, um dich in das Programm einzuarbeiten. Wenn alle Informationen über deine Abnehmer erst einmal abgespeichert sind, sind die einzelnen Posten eines Geschäftstages schnell eingegeben und der Zeitaufwand ist nicht mehr so groß. Wenn du dich jedoch mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren möchtest, kannst du diese Tätigkeiten auch an einen externen Dienstleister auslagern.

Outsourcing der Debitorenbuchhaltung?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, Forderungen mit Zahlungsziel an einen externen Dienstleister auszulagern. Einige Anbieter übernehmen dabei nur die Buchhaltungsaufgaben, während andere Dienstleister gleichzeitig den Ankauf der offenen Posten anbieten. In beiden Fällen ist die Abgabe der Tätigkeiten mit Kosten verbunden. Hier lohnt sich ein Vergleich der verschiedenen Anbieter, da die Ausgaben den eigenen Verdienst verringern. Gleichzeitig sorgen die verlässliche Überwachung der offenen Forderungen und der rechtzeitige Versand von Mahnungen für weniger Zahlungsausfälle.

Fazit: Das Debitoren-Management eines Unternehmens trägt entscheidend zum Geschäftserfolg bei. Auch Existenzgründer, Freelancer und Selbstständige müssen sich mit diesem wichtigen Geschäftsbereich befassen. Wer die Tätigkeiten nicht selbst ausführen möchte, kann einen externen Dienstleister damit beauftragen.