So führst du dein Kassenbuch korrekt und stressfrei

Viele Unternehmen verfügen über eine Kasse, die für Einzahlungen und Ausgaben in Barform verwendet wird. Die Kasse ist somit ein wichtiger Bestandteil der Finanzen einer Firma, sodass eine saubere Buchführung speziell für sie notwendig wird. Auf ein sauber geführtes Kassenbuch legt jedes Finanzamt Wert. Viele Selbstständige und Freiberufler sind zum Führen des Buches verpflichtet. Dabei sind einige Standards im Format einzuhalten, was schriftlich oder digital erfolgen kann. Hier erfährst du alles Wissenswerte zum Thema Kassenbuch.

Welche Bedeutung hat das Kassenbuch in einem Unternehmen?

In den meisten Unternehmen werden Transaktionen ausschließlich über Rechnungen mit einer Überweisung des Geldbetrags durchgeführt. Die Buchhaltung wird hier ordnungsgemäß anhand der Rechnungen geführt, wobei zu jeder ein Buchungsbeleg der Bank existiert. Dies ändert sich, wenn neben Überweisungen auch Barzahlungen getätigt werden.

Für den Gesetzgeber und die Steuerbehörden sind Barzahlungen ein Risiko. Um sicherzustellen, dass alleine Einnahmen und Ausgaben in bar sauber dokumentiert und vorgelegt werden, verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmen zum Führen eines Kassenbuches. Für alle Geschäftsvorfälle bei denen Bargeld zwischen dir und einem Kunden transferiert wird, muss es zu einem standardisierten Eintrag in deinem Kassenbuch kommen. Im Interesse deines Unternehmens sollten außerdem regelmäßige Prüfungen durchgeführt werden. Diese zeigen, ob der Inhalt mit dem aktuellen Bestand gemäß Kassenbuch übereinstimmt.

Müssen alle Selbstständigen und Freiberufler ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich wird ein ordnungsgemäßes Kassenbuch natürlich nur benötigt, wenn es tatsächlich zu Barzahlungen kommt. Firmen haben das Buch fast immer automatisch zu führen, wenn sie bilanzierungspflichtig sind oder sich freiwillig zur Erstellung einer Bilanz entscheiden. Die Pflicht kann erlöschen, wenn du als Selbstständiger oder Freiberufler eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellst. Dies ist vor allem bei Freiberuflern üblich, die auf diese Weise ihren Gewinn ermitteln. Natürlich sind auch hier alle Belege und Quittungen rund um Einnahmen und Ausgaben auf Anfrage dem Finanzamt vorzulegen. Mit einem Kassenbuch müssen die Buchungen jedoch nicht erfasst werden.

Wie die Einträge in einem Kassenbuch erfolgen müssen

Seitens des Gesetzgebers ist eindeutig vorgeschrieben, welche Informationen der einzelne Eintrag in einem Kassenbuch aufweisen muss. Hierbei wird nicht vorgeschrieben, ob diese in Schriftform oder über eine spezielle Software abgewickelt werden. Nach den gesetzlichen Anforderungen gehören zur ordnungsgemäßen Kassenführung folgende Inhalte:

• fortlaufende Nummer der Buchung/des Belegs
• Datum der Buchung
• Betrag und Verwendungszweck
• Umsatzsteuersatz und Angabe des Umsatzsteuerbetrags
• aktueller Kassenstand

Eine der bekanntesten Anforderungen für eine saubere Kassenbuchführung, die dir jeder Finanzbeamte und jeder Steuerberater nennen wird, lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Beim Erfassen der einzelnen Einträge von Hand mit Anwendungen und Ähnlichem muss also eine Rechnung, eine Quittung oder ein vergleichbares Dokument vorliegen, das dem einzelnen Buchungsprozess zugeordnet werden kann. Ansonsten wird sich der aktuelle Kassenbestand kaum seriös nachvollziehen lassen.

Digitale Buchführung: eine sinnvolle Alternative für dich?

Im Zeitalter der Digitalisierung führen nur noch wenige Selbstständige und Freiberufler ein Kassenbuch von Hand. Dies lohnt hauptsächlich, wenn sehr wenige Geschäftsvorfälle pro Jahr abgewickelt werden. Da weitere Teile der modernen Buchhaltung digital ablaufen, wird auch die Kassenbuchführung gerne auf diese Weise durchgeführt.

Der Einsatz einer Software bietet dir zahlreiche Vorteile. Ähnlich wie bei modernen Registrierkassen wirst du viele Einträge, wie die fortlaufende Nummer, nicht manuell eingeben müssen, was schnell zu Fehlern führt. Die Eingaben aller geforderten Informationen in eine Kassenbuchvorlage sind schnell gemacht. Nach dem Erstellen kannst du weitere Vorteile in der Datenübermittlung und -bearbeitung nutzen. So lässt sich das digitale Kassenbuch einfach an deinen Steuerberater übermitteln und auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung inklusive zugehöriger Belege ist schnell erledigt.

Die richtige Kassenbuch-Software für deine Zwecke finden

Wenn du von einem Kassenbuch in Schriftform auf den Computer umstellen möchtest, muss es nicht gleich eine teure Software mit vielen komplexen Funktionen sein.

Gängige Buchhaltungsprogramme bieten auch eine Kassenbuchfunktion.

Vermeide am besten, Excel  oder ähnliche Büro-Software für dein Kassenbuch zu nutzen. Zwar findest du entsprechen Excel-Vorlagen online, diesee kønnen jedoch im Nachhinein problemlos verändert werden. Hierdurch steigt das Risiko einer Manipulation des Kassenbuches, weshalb das Finanzamt dies nicht durchgehen lässt.

Die gravierendsten Fehler bei der Kassenbuchführung vermeiden

Zum Abschluss einige der gravierendsten Fehler, die du rund um dein Kassenbuch vermeiden solltest:

• Erstelle dein Kassenbuch nicht mit einem Computerprogramm, bei dem du nachträglich Zahlen anpassen und abändern könntest. Stattdessen muss gewährleistet sein, dass ein einmalig eingegebener Geschäftsvorfall automatisch vor erneuter Bearbeitung geschützt wird.
• Der Kassenbestand muss in regelmäßigen Abständen gezählt und im Kassenbuch notiert werden. Du kannst also nicht einfach nur das Buch über Wochen und Monate führen und dabei nie einen vergleichenden Blick in die Kasse werfen.
• Sämtliche Geschäftsvorfälle sind möglichst zeitnah einzutragen, wobei stets die entsprechenden Belege vorliegen sollten. Umgekehrt sind niemals Buchungen für nicht vorhandene Zahlungen im Kassenbuch durchzuführen.