Was versteht man unter der einfachen Buchführung und wie wende ich sie an?

Als einfache Buchführung wird eine weniger aufwendige Form der Buchhaltung bezeichnet, die jedoch nur bestimmte Unternehmer anwenden dürfen. Doch was genau sind die Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung? Welche Eigenschaften darf mein Betrieb haben, damit ich diese Buchführungsvariante nutzen darf? Und wie genau führt man eine einfache Buchführung? In diesem Artikel erhältst du die Antworten auf diese und weitere Fragen sowie viele interessante Informationen rund um das Thema.

Wer darf eine einfache Buchführung anwenden?

Die einfache Buchführung darf nur von Unternehmen angewendet werden, die nicht unter die Bilanzierungspflicht fallen. Damit sind bereits alle Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, sowie Kapitalgesellschaften, ausgeschlossen. Es kommen somit nur Freiberufler und Kleinunternehmer in Betracht, die bestimmte Grenzen beim Umsatz und Gewinn nicht überschreiten. Welche Berufsgruppen genau die Möglichkeit haben, die einfache Buchführung einzusetzen, definiert der Gesetzgeber unter § 18 des EStG. Grundsätzlich sieht der Staat selbstständige Arbeit als freiberuflich an, wenn sie wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Funktionen hat. Darüber hinaus zählen auch die folgenden Berufsgruppen zu den Freiberuflern:

  • Alle Formen von Ärzten
  • Rechtsanwälte
  • Notare
  • Steuerberater
  • Wirtschaftsprüfer
  • Volks- und Betriebswirte
  • Ingenieure
  • Architekten
  • Buchprüfer
  • Heilpraktiker
  • Dentisten
  • Krankengymnasten
  • Journalisten
  • Bildberichterstatter
  • Dolmetscher und Übersetzer
  • Lotsen

Für alle diese Selbstständigen gilt jedoch, dass sie nicht im Handelsregister eingetragen sein dürfen. Wer im Handelsregister vermerkt ist, ist automatisch ein Kaufmann. Kaufleute wiederum fallen immer unter die Bilanzierungspflicht und müssen somit auch eine doppelte Buchführung aufstellen. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst und nicht im Handelsregister vermerkt bist, hast du auch als Gewerbetreibender die Möglichkeit, diese Form der Buchführung zu nutzen. Voraussetzung ist, dass du im letzten Geschäftsjahr weder mehr als 600.000 Euro Jahresumsatz hattest noch mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet hast.

Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Berufsgruppe, die unter bestimmten Umständen die einfache Buchführung nutzen darf. Dies sind die Land- und Forstwirte. Hier erlaubt der Gesetzgeber zwei Varianten von Ausnahmen. Beschränkt buchführungspflichtige Land- und Forstwirte sind alle Betriebe, die einen Einheitswert von maximal 150.000 Euro oder einen Jahresumsatz von bis zu 550.000 Euro besitzen. Erst wenn eine dieser Grenzen überschritten wird, sind auch Land- und Forstwirte verpflichtet, die doppelte Buchführung anzuwenden. Unter bestimmten Umständen dürfen Land- und Forstwirte sogar eine noch simplere Variante der Buchhaltung anwenden, und zwar die Vollpauschalierung. Dies betrifft vor allem kleine Unternehmen aus dem Obst- und Weinbau, die einen Einheitswert von unter 75.000 Euro aufweisen.

Worin bestehen die Unterschiede zur doppelten Buchführung?

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Buchführungsvarianten. Zum einen werden in der doppelten Buchführung alle Geschäftsvorgänge doppelt erfasst. Hierfür existiert das Journal, in dem strikt chronologisch aufgelistet wird. Darüber hinaus gibt es noch die Konten. Hier werden die Geschäftsvorfälle inhaltlich sortiert. Zum anderen werden in der doppelten Buchführung die Buchungen auf den Konten ebenfalls doppelt gebucht. Man spricht hier von einem Buchungssatz, der immer aus Buchungen im Soll und im Haben besteht. Die Summe der Buchungen muss immer null ergeben.

In der einfachen Buchführung hingegen gibt es nur ein Buch, in dem alle Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Weiterhin existieren die Konten aus der doppelten Buchführung in dieser Form nicht. Während in der doppelten Buchführung viele Konten mit fortlaufenden Salden geführt werden, werden in der einfachen Buchhaltung alle Konten am Ende des Geschäftsjahres auf null gesetzt. Ein Beispiel ist die Kasse, in der Bareinnahmen verzeichnet werden. In der doppelten Buchführung ist die Kasse ein fester Bestandteil der Buchhaltung. Bei der einfachen Buchführung hingegen werden Einnahmen, die du in bar oder per Überweisung erhältst, gesammelt auf einem Gewinnermittlungskonto verbucht.

Wie wird das Anlagevermögen in der einfachen Buchführung eingetragen?

In der einfachen Buchführung gibt es kein Anlagevermögen wie in der doppelten Buchführung. Zum Anlagevermögen zählen langfristige Investitionen in den Betrieb, die mit höheren Anschaffungskosten verbunden sind. Dies sind zum Beispiel Fahrzeuge und Immobilien, aber auch Werkzeuge, Computer oder Maschinen fallen in diese Kategorie. In der doppelten Buchführung werden diese in gesonderten Listen und Konten geführt. Die Kosten werden gemäß der AfA-Tabelle über mehrere Jahre hinweg aufgeteilt und jeweils monatlich in Teilbeträgen verbucht. Man spricht hier von Abschreibungen. In der einfachen Buchführung hingegen gibt es keine eigene Sparte für das Anlagevermögen. Es taucht ebenfalls nicht im Jahresabschluss auf. Vielmehr wird es separat vermerkt und in der Einkommensteuererklärung in einer zusätzlichen Anlage aufgelistet. Bei dieser handelt es sich um die Anlage AVEÜR. Diese ist speziell für das Anlagevermögen gedacht.

In welcher Form wird der Jahresabschluss gemacht?

Dies beeinflusst auch die Art, in der der Jahresabschluss gemacht wird. Bilanzen, wie sie Kapitalgesellschaften erstellen, beinhalten Angaben zum Anlagevermögen, dem Eigenkapital und anderen Aktiva und Passiva, die über die Jahre übertragen werden. Die einfache Buchführung hingegen hat als Jahresabschluss die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Die EÜR ist deutlich einfacher zu erstellen. Es werden alle Kosten sowie Einnahmen addiert. Der Saldo bildet dann den Gewinn beziehungsweise den Verlust deines Geschäftsjahres. Dieses Ergebnis sowie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibst du dann zusammen mit deiner jährlichen Einkommensteuererklärung ab. Selbstständige benötigen hierfür die Anlage EÜR.

Der Grund für die vereinfachte Berechnung liegt darin, dass du als Freiberufler oder Kleinunternehmer in der Regel nicht unter die Umsatzsteuerpflicht fällst. Deshalb musst du auch die Umsatzsteuer nicht zum Zeitpunkt der Leistung berechnen, sondern kannst die Einnahmen direkt dann verbuchen, wenn du sie erhältst. Unternehmen, die Umsatzsteuer ausweisen, deklarieren die Steuer zum Zeitpunkt der Lieferung. Das heißt die Umsätze werden bereits in der Buchführung eingetragen, auch wenn noch keine Zahlung seitens des Kunden erfolgt ist. Aus diesem Grund gibt es in der doppelten Buchführung oftmals auch Nebenbücher. Zu diesen gehören die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Hier werden Rechnungen an dem Datum verbucht, an denen du diese erhältst, beziehungsweise ausstellst. Die eigentliche Bezahlung, die zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt, löst einen weiteren Buchungssatz aus. Diese Buchung beeinflusst jedoch nicht mehr die Umsatzsteuer und auch nicht das Ergebnis deines Unternehmens.

Wie baue ich meine einfache Buchhaltung auf und welche Pflichten habe ich?

Grundsätzlich gilt, dass du die gleichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten hast, die auch bei der doppelten Buchführung gelten. Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse und andere Unterlagen sind ordnungsgemäß zu sortieren und zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen aus deinem Geschäftsalltag liegt, je nach Art des Dokuments, zwischen sechs und zehn Jahren. Für die meisten Unterlagen, wie Buchungsbelege, Jahresabschüsse, Kassenberichte und Kontoauszüge, gilt die lange Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Hierbei gilt immer der Tag, an dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, als erster Tag der Frist. In der Regel enden bei Kleinunternehmern die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres, meistens mit Ablauf des 31. Dezembers.

Ein Vorteil der einfachen Buchführung ist, dass die Behörden deinem Unternehmen wenig Formvorschriften machen. Du hast jedoch eine Dokumentationspflicht bei deinen Einnahmen. In welcher Form du diese niederschreibst, ist jedoch in weiten Teilen dir überlassen. Weiterhin gilt, dass du alle geschäftsrelevanten Vorfälle in die einfache Buchführung aufnehmen musst. Um eine einfache Buchhaltung aufzubauen und die Vorschriften zu erfüllen, benötigst du also nicht viel. Ausschlaggebend ist hier der Umfang deines Geschäftsbetriebs. Freelancer und Kleinunternehmer haben in der Regel nur wenig Geschäftsvorfälle, sodass du nur mit einem geringen Aufwand planen musst. Für die Ablage aller Geschäftsunterlagen benötigst du einige Ordner und etwas Platz. Wenn du Einnahmen in bar hast, lohnt es sich, ein Kassenbuch zu führen. Es kann auch sein, dass das Finanzamt ein solches Buch verbindlich fordert. Dies ist immer dann der Fall, wenn Bareinnahmen einen großen Teil deiner Einkünfte ausmachen. Dann setzt du entweder ein spezielles Buch hierfür ein oder greifst auf ein Kassenbuchprogramm zurück. Wenn du nicht unter die Kassenbuchpflicht fällst, reicht auch ein einfacher Kassenbericht aus.

Wie führe ich eine einfache Buchführung?

Grundsätzlich gibt es wenig Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung. In der Praxis sammelst du deine Belege auf die gleiche Weise und bereitest diese für die Buchhaltung vor. Das bedeutet, dass du Rechnungen und Belege in ihrer chronologischen Reihenfolge in die Buchführung einträgst. Gleichzeitig ist es sinnvoll, die Buchungen zu nummerieren. Diese Nummer vermerkst du auch auf dem dazugehörigen Beleg. Auf diese Weise ist es später möglich, den entsprechenden Beleg zur Buchung zu finden, beziehungsweise anhand der Buchung den Beleg im Archiv zu suchen. Sinnvoll ist es, die Belege in einem Ordern zu sammeln und die neuesten Rechnungen immer vorne abzuheften. Dies erleichtert das Hinzufügen von Belegen. Wenn du die Eintragungen in der Buchführung vornimmst, fängst du bequem von hinten im Ordner an. Buchungen solltest du in deinem eigenen Interesse zeitnah vornehmen. Auch als Kleinunternehmer oder Freelancer, wenn du pro Monat nur wenige Geschäftsvorgänge hast, ist es sinnvoll, diese möglichst schnell in der Buchführung einzutragen. Zum einen vermeidest du so, dass du vergisst, eine Rechnung oder einen anderen Vorgang einzutragen. Zum anderen ersparst du dir viel Arbeit am Ende des Jahres. Wenn du für deine Einkommensteuererklärung die Anlage EÜR erstellst, gelingt dies viel einfacher und schneller, wenn deine Buchführung auf einem aktuellen Stand ist.

Was sind die Vorteile einer digitalen Buchführung?

In der heutigen Zeit ist es sinnvoll, die Buchhaltung digital aufzubauen. Mittlerweile werden viele Rechnungen ebenfalls in digitaler Form ausgestellt. Dies erleichtert sowohl die Verarbeitung als auch die Archivierung. Für die Buchhaltung gibt es mittlerweile viele Programme, die dich bei dieser Aufgabe unterstützen. Die Bandbreite reicht von einfacher Software mit den Basisfunktionen der Buchführung bis hin zu komplexen Programmen, die dir auch erweiterte Funktionen bieten. Zu diesen gehören beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen oder Zahlungen und den Versandstatus direkt im Programm zu kontrollieren. Auf diese Weise sorgst du gleichzeitig für mehr Übersichtlichkeit und optimierst deine Geschäftsprozesse.

Wenn du nur sehr wenig Aufwand mit deiner Buchführung hast, reichen einfache Büroprogramme aus. Microsoft-Excel oder Open-Office bringen alle benötigten Funktionen mit. So kannst du dein Kassenbuch führen, die gesamte Buchführung sowie auch die Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen. Es gibt darüber hinaus Anbieter von Buchführungsprogrammen, die ihre Dienste in der Cloud anbieten. Dies hat einige Vorteile. Zum einen brauchst du dich nicht mehr um die Sicherung der Daten zu kümmern. Zum anderen hast du von jedem Ort, an dem du Internet und einen Computer zur Verfügung hast, Zugang zu deiner Buchführung. In der Regel lohnt sich ein solches System aber nur, wenn dein Unternehmen bereits eine gewisse Größe erreicht hat.

Wie bewahre ich Belege systematisch auf?

Belege bewahrst du auf zwei Arten auf. Dies ist abhängig davon, ob du einen Steuerberater beauftragst, der deine Buchführung und auch deinen Jahresabschluss macht, oder ob du alle diese Aufgaben selbst erledigst. Wenn du deine Unterlagen einem Steuerberater übergibst, sortierst du diese chronologisch und jeweils entsprechend dem Abrechnungszeitraum. Dies kann eine monatliche, quartalsmäßige oder jährliche Sortierung erfordern.

Nachdem du die Belege in der Buchführung eingetragen oder vom Steuerberater zurückerhalten hast, erfolgt die endgültige Archivierung. Zunächst werden die Belege, sofern noch nicht geschehen, anhand der Nummerierung aus der Buchhaltung sortiert. Dann werden die Belege in einem Ordner abgelegt. Auf diesem Ordner vermerkst du den Zeitraum sowie den Inhalt. Eine typische Beschriftung lautet beispielsweise „Buchführungsbelege Januar bis Dezember 2018“.

Digitale Daten werden auf eine ähnliche Art und Weise gesichert. Anstelle von Aktenordnern nutzt man hier Verzeichnisse. Diese werden ebenfalls eindeutig bezeichnet, also mit dem Zeitraum sowie dem Inhalt. Bei digitalen Daten ist es weiterhin wichtig, auf eine doppelte Sicherung zu achten. Externe Festplatten haben sich als kostengünstig und haltbar erwiesen. Zusätzlich behältst du die Daten auf deinem Betriebscomputer. Um Unbefugten den Zugriff zu verwehren, ist es sinnvoll, die Daten zu verschlüsseln oder den Zugang mit einem Passwort zu sichern.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich eine einfache Buchführung aufstelle?

Neben der Erleichterung bei der eigentlichen Buchhaltung gibt es noch weitere Vorteile, von denen du bei der einfachen Buchführung profitierst. So hast du keine Pflicht, eine Inventur durchzuführen. Diese ist nicht notwendig, da keine Bestandszahlen zwischen den Geschäftsjahren übertragen werden. Bei der doppelten Buchführung hingegen gilt die Inventurpflicht, da ein Überblick über die Warenbestände und das Anlagevermögen vorgelegt werden muss. Auch die Erstellung des Jahresabschlusses ist deutlich einfacher. Die relativ simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellst du mithilfe einer Buchführungssoftware auch komplett alleine. Bei der Bilanz, die Unternehmer über die doppelte Buchführung erstellen, ist in der Regel die Unterstützung eines Steuerberaters notwendig. Mit der richtigen Grundausstattung und wenn du die Grundregeln der einfachen Buchführung beachtest, ist es somit relativ einfach, die Buchhaltung in Eigenregie zu führen.

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.