Die wichtigsten Informationen zum Rechnung schreiben im Überblick

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil deiner unternehmerischen Tätigkeit. Damit du vom Leistungsempfänger bis zum Finanzamt eine für alle Seiten verständliche und korrekte Rechnung erstellst, musst du als Freiberufler oder Unternehmer einige Richtlinien beachten. Unabhängig von deiner Unternehmensform gelten Vorschriften, welche Pflichtangaben in deiner Rechnung zu finden sein müssen. Mit Vorlagen online oder der richtigen Software für deine Buchhaltung wirst du als Selbstständiger oder Unternehmer alle Hürden meistern.

Weshalb müssen Richtwerte bei der Rechnungsstellung beachtet werden?

Würde jedes Unternehmen seine Rechnungen nach eigenen Vorstellungen erstellen, wäre das Chaos vorprogrammiert. Pflichtangaben rund um die Abrechnung ergeben Sinn, um dir, deinen Kunden und dem Finanzamt die Arbeit zu erleichtern und den schnellen Durchblick zuzusichern. Zu den wichtigsten Argumenten für einen einheitlichen Rechnungsaufbau gehören:

  • Durch Pflichtangaben wie Namen und Adressen wird deutlich, welche der beteiligten Seiten der anderen Seite eine Leistung in Rechnung stellt.
  • Durch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist eine eindeutige Identifizierung in deiner Buchhaltung gewährleistet, genauso wie der Durchblick für den Sachbearbeiter im Finanzamt.
  • Mit dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer wird deutlich, was du netto als Einnahme verzeichnest und welches Geld ans Finanzamt abgeführt werden muss.
  • Die saubere Auflistung von Waren und Services schafft Klarheit, was genau abgerechnet wird und worin der Aufwand des leistenden Unternehmers lag.

Ein guter Aufbau der Rechnungsdokumente zahlt sich für dich ebenfalls aus, wenn du Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern begleichen musst. Auch sie werden dir mit Pflichtangaben und formalen Standards helfen, als Leistungsempfänger den in Rechnung gestellten Betrag sicher und problemlos zu begleichen.

Fristen: Wann muss dein Kunde seine Rechnung erhalten?

Neben den inhaltlichen Pflichtangaben ist die Zeit ein wichtiger Faktor, den du bei der Rechnungsstellung (oft auch mit dem Begriff Fakturierung bezeichnet) bedenken musst. Grundsätzlich gilt: Für deine gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen muss eine Abrechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung erfolgen. Wird dem Kunden deine Rechnung erst nach dieser Frist gestellt, ist er nicht mehr zum Begleichen des Rechnungsbetrags verpflichtet. Natürlich kann er die Überweisung auf Kulanz durchführen, um eure geschäftlichen Beziehungen nicht zu gefährden. In der Praxis wird eine Rechnung meist deutlich vor Ablauf der genannten Frist erstellt. Meist vergehen nur wenige Tage oder Wochen zwischen der Leistungserbringung und ihrer Abrechnung. Für wiederkehrende Rechnungen, bei denen absehbar häufiger mit einem Partner abgerechnet wird, ist die Abrechnung zum Monatsletzten etabliert. Werden Leistungen über Wochen und Monate für die Abrechnung gesammelt, solltest du vor Erreichen der Sechs-Monats-Frist zumindest Teile mit deinem Kunden abrechnen.

Pflichtangaben bei der Fakturierung beachten

Es gibt verschiedene Pflichtbestandteile, die in jeder ordentlichen Rechnung zu finden sein müssen. Hierbei gibt es keine Unterschiede, ob dein Unternehmen als Einzelbetrieb oder in einer anderen Rechtsform geführt wird. Bei vielen Bestandteilen einer korrekten Rechnung ist auf den ersten Blick ersichtlich, warum sie bei der Fakturierung nicht fehlen sollten.

Namen und Adressen

Grundlegender Bestandteil jeder Rechnung ist die vollständige Adresse und der Name deines Unternehmens oder deiner Person. Als Freiberufler oder Einzelunternehmer wird dein Echtname in den Rechnungen zu finden sein. Ansonsten kannst du die Firmenbezeichnung inklusive Firmenadresse wählen. Genauso musst du natürlich den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers einbinden. Aus der Formatierung des Briefkopfes sollte eindeutig erkennbar sein, wer die Rechnung stellt und welche Seite den Rechnungsbetrag zu begleichen hat.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Auch als Kleinunternehmer wirst du deine Rechnungen fortlaufend durchnummerieren müssen. Jedes Rechnungsschreiben erhält auf diese Weise eine feste Nummer, die sie für deine Buchhaltung und das Finanzamt eindeutig identifizierbar macht. Auch der Leistungsempfänger kann sich bei einer Korrespondenz mit dir auf die Rechnungsnummer berufen. Formal hast du viele Freiheiten, wenn es um die Gestaltung deiner Rechnungsnummer geht. So kannst du die Jahreszahl, das Datum oder bestimmte Produktsparten in den nummerischen Code der Rechnungsnummer einfließen lassen. Wichtig ist jedoch, dass der Charakter als fortlaufende Nummer erkennbar ist. Neben der eigenen Buchhaltung ist dies für die Sachbearbeiter im Finanzamt wichtig. Würde die Angabe fehlen, könnte niemand erkennen, wie viele Rechnungen du im Geschäftsjahr gestellt hast oder in welcher Reihenfolge die Fakturierung erfolgte.

Steuernummer

Während die Rechnungsnummer eine formale Information bei der Abrechnung darstellt, spielt die Steuernummer für Kunden und Finanzbeamte eine weitreichende Rolle. So ist erst durch die Steuernummer eine eindeutige Zuordnung deines Unternehmens beim Abführen von Umsatz-, Gewerbe- und anderen Steuern möglich. Falls du Geschäfte mit dem europäischen Ausland tätigst, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UmSt-IdNr.) als steuerliche Angabe auf deinen Rechnungen wichtig. Diese Nummer beantragst du bei deinem zuständigen Finanzamt oder online beim Bundeszentralamt für Steuern. Falls du keine Umsatzsteuer-ID hast, reicht die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer für deinen Betrieb. In jedem Fall musst du die Umsatzsteuer in deinen Rechnungsschreiben gesondert ausweisen und neben dem Netto-Rechnungsbetrag zu einem Gesamtbetrag aufsummieren.

Erbrachte Leistungen

Von gelieferten Gegenständen über erbrachte Service-Leistungen bis zur sonstigen Leistung kannst du deinen Kunden viele Positionen in Rechnung stellen. Aus dem Rechnungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, welche Leistungen du konkret in Rechnung stellst. Neben der handelsüblichen Bezeichnung gibst du auch die Menge bei der Rechnungsstellung an. Dies ist vorrangig bei der Warenbestellung über den klassischen Handel oder in Online-Shops wichtig. Selbst wenn du wiederkehrende Rechnungen an bestimmte Kunden stellst, sollte jedes Mal die Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags in Einzelposition erfolgen. Benenne also nicht einfach alle Leistungen in einer langen Liste und schließe dies mit dem Gesamtrechnungsbetrag als einzelne Angabe ab. Die Erstellung sollte korrekt mit den Einzelpreisen der jeweiligen Leistungspunkte erfolgen. Dies gilt auch für die Angabe der Umsatzsteuer zu den einzelnen Positionen.

Bankverbindung und Zahlungsziel

Die moderne Fakturierung läuft im Regelfall über Banküberweisungen ab. Damit diese problemlos verläuft, sollte natürlich deine Bankverbindung in der Rechnung enthalten sein. Gib hierbei die BIC und IBAN ein. Für europäische Kunden ist im Regelfall die IBAN ausreichend. Gib passend hierzu den Zeitpunkt an, zu dem du die Zahlung des Rechnungsbetrags erwartest. Kommt es zu einer Bezahlung des Rechnungsbetrags in bar, sollte deine Rechnungsvorlage eine entsprechende Option beinhalten. Der Geldtransfer in bar sollte durch Unterschriften bestätigt werden, was die klassische Buchung über die Bank ersetzt. Lasse dir vom Kunden die Lieferung deiner Waren oder eine sonstige Leistungserbringung bestätigen. Neben der Rechnungsvorlage solltest du auch eine Vorlage für Quittungen besitzen, die du handschriftlich ausstellen kannst.

Datum und Unterschrift

Bei einer korrekten Fakturierung sollte in der Rechnung zum einen das Datum zu finden sein, zu dem der Leistungsempfänger seine Leistungen von dir erhalten hat. Zum anderen gehört natürlich das Datum der Rechnungsstellung ins Dokument. Sofern die beiden Tage nicht voneinander abweichen, reicht ein Datum bei der Rechnungserstellung aus. Aus dem Vergleich von Leistungs- und Rechnungsdatum lässt sich schnell herleiten, ob die oben erwähnte Sechs-Monats-Frist eingehalten wurde. Bei treuen Kunden macht das Leistungsdatum deutlich welche Leistungen konkret abgerechnet wurden, um eine eindeutige Identifizierung zu gewährleisten. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sollten korrelieren. Falls du bei der Rechnungserstellung eher „durcheinander“ vorgehst, musst du dich auf eventuelle Nachfragen des Finanzamts einstellen.

Steuer in deinen Rechnungen richtig ausweisen

Nach Satz 1 UStG sind auf alle erbrachten Leistungen und Waren bei der Abrechnung Umsatzsteuer zu zahlen. Diese Steuer muss gesondert auf den Rechnungsschreiben ausgewiesen werden. Für deine Kunden muss auf einen Blick deutlich werden, was der in Rechnung gestellte Nettobetrag ist, wie hoch die angerechnete Mehrwertsteuer ausfällt und welchen Gesamtbetrag er deshalb begleichen muss. Eine professionelle Rechnungsvorlage wird eine Aufspaltung für die einzelnen Beträge vorsehen. Abhängig von der Vorlage wird der Steuerbetrag sogar automatisch berechnet. Beachte lediglich, dass der richtige Steuersatz für deine Art von Waren oder Services berechnet wird. Die Standardsätze liegen in Deutschland im Jahr 2018 bei 7 und 19 Prozent des Netto-Rechnungsbetrags.

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Die Kleinunternehmer-Regelung zur Umsatzsteuerbefreiung

Mit einem entsprechenden Hinweis bei der Rechnungsstellung gibt es Möglichkeiten, um das Ausweisen von Umsatzsteuer herumzukommen. Die wichtigste Regelung dieser Art gilt gemäß § 19 Absatz 1 UStG für Kleinunternehmer. Du kannst also auf das Ausweisen der Steuer verzichten, sofern sich dein Umsatz in bestimmten Grenzen bewegt. Die Anwendung der Regelung ist möglich, wenn du im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 17.500 Euro eingenommen hast und in diesem Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro verdienst. Mit einer Angabe in deinen Rechnungsschreiben, dass du von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machst, darfst du auf die Ausweisung und Abführung von Umsatzsteuer verzichten. Es besteht keine Pflicht, als Kleinunternehmer auf das Ausweisen von Umsatzsteuer verzichten. Du kannst bei deinem zuständigen Finanzamt erklären, dass du von der Regelung keinen Gebrauch machen willst, und die Steuer ausweist. Dies lohnt sich beispielsweise, wenn du zu Beginn deiner Tätigkeiten hohe Investitionen tätigst und durch selbst gezahlte Vorsteuer deine Steuerlast mindern möchtest. Aber Achtung: Hast du dich einmal für die Abfuhr von Umsatzsteuer entschieden, bist du für die nächsten fünf Jahre an diese Verfahrensweise gebunden.

Das Reverse-Charge-Verfahren für Kunden im EU-Ausland

Eine weitere Option zum Verzicht auf das Ausweisen von Umsatzsteuer ist die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Um dies zu nutzen, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt sein:

  • Der Leistungsempfänger sitzt in einem anderen Land der Europäischen Union als Deutschland.
  • Es handelt sich um einen gewerblichen Kunden, nicht um einen klassischen Privatkunden wie in einem Online-Shop.
  • Der gewerbliche Kunde muss selbst Umsatzsteuer abführen, darf also nicht als Kleinunternehmer tätig sein.

Sind diese Grundlagen gegeben, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings musst du in deiner Rechnung darauf hinweisen, dass du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest. Es kommt in diesem Fall für jede Warenlieferung und jede Dienstleistung zu einem Vorsteuerabzug mit einer direkten Verrechnung. Im Rahmen deiner Steuererklärung wirst du die entsprechenden Lieferungen als innergemeinschaftliche Dienstleistungen oder Warenlieferungen deklarieren müssen.

Gutschriften, Rabatte, Skonto & Co. formal richtig einbinden

Für treue Kunden oder als Sonderaktion in der ersten Rechnung ist das Einräumen von Rabatten üblich. Auch ein Skonto wird gern gewährt, wenn dein Kunde innerhalb einer bestimmten Zeit seine Rechnung überweist. In diesen Fällen ist die Angabe des reduzierten Rechnungsbetrags möglich. Eine Verpflichtung den reduzierten Betrag anzugeben, gibt es nicht. Allerdings wird sich dein Kunde freuen, wenn er nicht selbst die Reduktion auf seinen Rechnungsbetrag berechnen muss. Eine andere Form der Zahlung stellt die Gutschrift dar. Bei dieser kommt es nicht zu einer klassischen Rechnungsstellung von deiner Seite aus. Stattdessen gewährt der andere dir eine Gutschrift, die er unter Angabe deiner Bankverbindung direkt an dich überweist. Die Verrechnung von Leistungen mittels Gutschriften ersetzt die klassische Fakturierung. Du musst also keine gesonderten Rechnungen erstellen, womit die Gutschriften auch nicht in deiner Buchhaltung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu finden sind. Eine Einbindung in dein Rechnungswesen ist natürlich trotzdem unverzichtbar.

Die Kleinstbetragsrechnung und ihre Besonderheiten

Für die genannten Pflichtangaben sieht der Gesetzgeber es lockerer, wenn es sich um sogenannte Kleinstbetragsrechnungen handelt. So bezeichnet man Rechnungen und Quittungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro. Eine Rechnungsvorlage bis zu diesen Summen muss zwar weiterhin formalen Richtlinien entsprechen. Sie sind jedoch nicht so strikt wie bei höheren Beträgen. Folgende Angaben sind für eine seriöse Rechnungsstellung bereits ausreichend:

  • Rechnungssteller mit Name und Adresse
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Services
  • Rechnungsbetrag inklusive aller steuerlich notwendigen Angaben

Da Selbstständige und Freiberufler mit der Zeit wachsen möchten und höhere Abrechnungen stellen wollen, solltest du nicht dauerhaft auf die Formatierung von Kleinstbetragsrechnungen vertrauen. Mache dich besser schnell mit den Formalitäten vertraut, die du als größerer Unternehmer bei der Rechnungsstellung bedenken musst.

Was ist beim Erstellen elektronischer Rechnungen zu beachten?

Immer häufiger werden Rechnungen auf dem digitalen Weg übermittelt. Tatsächlich ist es möglich, mit Kunden bequem über ein PDF-Dokument abzurechnen und dieses per E-Mail zuzustellen. Wenn du PDF-Rechnungen stellst, sind die gleichen formalen Angaben, wie oben beschrieben, zu beachten. Außerdem muss das PDF-Dokument mit einer digitalen Unterschrift versehen sein. Kostenlose Rechnungsvorlagen für die digitale Fakturierung findest du im Internet. Von einem seriösen Anbieter bereitgestellt, wirst du mit ihnen deine Rechnungsstellung erheblich vereinfachen können.

Was bringen Rechnungsgeneratoren online?

Bevor du in eine Software für dein Rechnungswesen oder die gesamte Buchhaltung investierst, kannst du kostenlos Rechnungen über die Vorlagen spezieller Generatoren schreiben. Sie werden auf Websites rund um das Thema Buchhaltung angeboten und richten sich oft explizit an Selbstständige, Freiberufler oder kleine Unternehmen. Grundsätzlich ist nichts gegen PDF-Rechnungen einzuwenden, die du über einen Rechnungsgenerator erstellst. Allerdings musst du aufpassen, dass die Vorlage alle für dich relevanten Informationen beinhaltet. Dies gilt in erster Linie für die steuerlichen Informationen und eventuelle Befreiungen rund um deine Lieferungen und Services.

Für die Rechnungsstellung eine Software verwenden?

Wenn du in der Rolle des leistenden Unternehmers Auftrag für Auftrag abwickelst und immer neue Kunden gewinnst, wird die Rechnungsstellung ebenfalls komplexer. Hat anfangs die kostenlose Rechnungsvorlage aus dem Internet ausgereicht, wird dies dauerhaft nicht mehr gelten. Mit der richtigen Software kannst du dir die Buchung deiner Rechnungen und viele weitere Prozesse rund um Rechnungswesen und Buchhaltung erleichtern. Zwar musst du zunächst in eine entsprechende Anwendung investieren. Die Vorteile liegen jedoch auf der Hand. Neben einer professionellen und zeitgemäßen Abrechnung wirst du in den Programmen viele Rechnungsvorlagen für zahlreiche Gelegenheiten finden. Für alle Größenordnungen von Unternehmen und steuerlichen Situationen findest du hier die passenden Muster, um korrekte Rechnungen zu schreiben. Vorlagen dieser Art lassen sich natürlich nach deinen Bedürfnissen anpassen, damit die Rechnungserstellung exakt nach individuellen Vorstellungen erfolgt.

Die Rechnungsstellung als Teil der Buchhaltung

Von der ersten Rechnung als Start-up bis zum erfahrenen Unternehmer wirst du fortwährend die Vorgaben des Gesetzgebers und der Steuerbehörden erfüllen müssen. Beispielsweise müssen deine Rechnungen über zehn Jahre lesbar bleiben und über diesen Zeitraum aufbewahrt werden. Hinzu kommen weitere Fristen rund um die moderne Buchhaltung, die sich von der doppelten Buchführung bis zur korrekten Bilanzierung erstrecken. Bei der Lieferung deiner Waren oder Erbringung deiner Services solltest du die korrekte Rechnungserstellung immer als Teil der gesamten Buchhaltung verstehen. Das Thema Rechnung wird oft auf Seminaren rund um den betriebswirtschaftlichen Bereich angesprochen und in sämtliche Pflichten deiner Firmenverwaltung eingebunden. Es ist ratsam, dass du dich mit allen Bereichen der Buchhaltung umfasst, um von Anfang an mit einer seriösen Grundlage durchzustarten und als seriöser Geschäftspartner aufzutreten.

Mit professioneller Beratung die Fakturierung sicher meistern

Wenn du mehr über das Erstellen von korrekten Rechnungsformularen erfahren möchtest, nutze die kompetente Hilfe echter Experten. Viele Unternehmensberatungen haben sich auf Gründer und Einsteiger in die Selbstständigkeit spezialisiert. Sie zeigen dir, wie du Rechnungsschreiben richtig erstellst und was es steuerlich und formal zu bedenken gilt. Falls du Rechnungsformulare verwendest, kannst du sie auch von deinem Steuerberater überprüfen lassen. Er wird Hinweise bereithalten, wie du mit den richtigen steuerlichen Angaben am stärksten gegenüber dem Fiskus profitierst. Werde so zum Profi beim Thema Rechnung und schaffe als Selbstständiger oder Freiberufler die Grundlage für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens.

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.