Wie erstelle ich als Selbstständiger die ideale Rechnung?

Bei einer selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit stellst du regelmäßig Rechnungen für deine Lieferungen und Dienstleistungen. Die Dokumente sind außerdem die wichtigsten Belege für deine Buchhaltung und dienen dem Finanzamt als Nachweise über deine Tätigkeit. Entsprechend professionell und mit allen relevanten Angaben müssen deine Rechnungen geschrieben sein. Die Rechnungsstellung ist dabei nicht schwierig. Mit Hilfe von Vordrucken oder einer Software wirst du sie schnell meistern.

Weshalb gibt es überhaupt Vorschriften bei der Rechnungsstellung?

Würde jedes Unternehmen und jeder Selbstständiger seine Rechnungen ohne Vorschriften stellen, würde dies in einem Chaos enden. Für jeden Kunden ist es wichtig, bei einem Rechnungsschreiben auf ein leicht verständliches Dokument zu schauen, das alle wichtigen Angaben auf einen Blick präsentiert. Für das Finanzamt sind eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer sowie eventuelle Angaben zu einer Umsatzsteuerbefreiung wichtig. Hinzu kommen grundlegende Daten, die für eine saubere und einfach nachvollziehbare Rechnungsdokumentation unverzichtbar sind. Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben, kommt es schnell zu Problemen mit Kunden oder dem Finanzamt.

Gibt es Probleme bei formal falschen Rechnungen?

Sofern es sich um Probleme bei der Formatierung oder dem Fehlen einzelner Angaben handelt, wird dies für die Abrechnung nicht relevant sein. Es kann zu Problemen mit deiner Kundschaft kommen, wenn diese wichtige Informationen in deinen Rechnungsschreiben nicht findet. Wenn du beispielsweise nicht deutlich machst, dass sich der Rechnungsbetrag aus einem Nettowert und der Umsatzsteuer zusammensetzt, wird vielleicht nicht die Gesamtsumme auf das angegebene Konto überwiesen. Deutlich problematischer sind fehlende Angaben, die für das Finanzamt wichtig sind. Dieses muss durch deine Rechnungen eindeutig erkennen können, wie viele Rechnungen von dir im abgeschlossenen Geschäftsjahr gestellt wurden und wie viel Umsatzsteuer du hierbei jeweils abgeführt hast. Kommt es zu Ungereimtheiten, kann das Finanzamt einen Betrugsversuch vermuten und im Extremfall eine Steuerprüfung durchführen lassen. Sachliche und formelle Fehler sollten deshalb frühzeitig aus deiner Buchführung beseitigt werden. So hinterlässt du als Freiberufler oder kleines Unternehmen einen seriösen Eindruck.

Zu welchem Termin muss die Rechnungsstellung erfolgen?

Vom Kleinunternehmer bis zum großen Konzern müssen die Leistungen spätestens sechs Monate nach der Erbringung beim Leistungsempfänger in Rechnung gestellt werden. Hierbei kann es zu einer tagesgenauen Abrechnung oder zu einer Rechnungsstellung am Ende des Monats kommen, wenn regelmäßig Leistungen erbracht werden. Fällt dem Unternehmer nach sechs Monaten auf, dass er bestimmte Leistungen noch nicht abgerechnet hat, kann er auf die Kulanz des Leistungsempfängers hoffen. Dieser ist nicht mehr verpflichtet, die Rechnung zu begleichen, kann dies aber auf freiwilliger Basis oder aus Unwissenheit über die Frist tun.

Welche Informationen müssen auf jeden Fall ins Rechnungsschreiben hinein?

Was das Layout deiner Rechnungsschreiben angeht gelten keine strengen Vorgaben. Allerdings ist vorgeschrieben, welche Daten und Informationen deine Rechnungen für eine formale Korrektheit enthalten müssen. Die folgenden Angaben müssen verpflichtend in deinen Rechnungsschreiben zu finden sein. Hier erfährst du auch gleich die jeweiligen Gründe dafür.

Namen und Adressen

Im Rechnungsdokument musst du mit deinem vollständigen Namen als Freiberufler oder Selbstständiger genauso wie mit deiner vollständigen Anschrift zu finden sein. Gleiches gilt, wenn du nicht im freien Beruf oder als Kaufmann, sondern mit einer reinen Firmenbezeichnung unterwegs bist. Eine korrekte Rechnung muss auch den Namen und die korrekte Anschrift des Leistungsempfängers beinhalten – entweder als Person oder als Firma. Die Angaben verdeutlichen, wer die Rechnung stellt und an wen sie gerichtet ist.

Die Steuernummer

Die steuerliche Erfassung des Unternehmers ist für beide Seiten der Rechnungsstellung sowie das Finanzamt wichtig. Die Angabe einer Steuernummer verknüpft den Rechnungssteller eindeutig mit einer Steuernummer, wodurch die korrekte steuerliche Bearbeitung möglich wird. Falls du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen angibst und abführst, wird diese Form der Identifikation als einzige Steuernummer ausreichen. Ist dies nicht der Fall, beispielsweise weil du als Kleinunternehmer tätig bist, musst du die vom Finanzamt vergebene, reguläre Steuernummer angeben.

Die Rechnungsnummer

Zu einer sauberen und professionellen Buchhaltung gehört eine klare Sortierung der Rechnungen. Für das Finanzamt ist wichtig zu erkennen, wann welche Rechnungen gestellt wurden und wie viele Rechnungen innerhalb des Geschäftsjahres überhaupt angefallenen sind. Aus diesem Grund muss jedes deiner Rechnungsschreiben eine Steuernummer umfassen, die einen durchlaufenden Charakter hat. Grundsätzlich ist es dir überlassen, wie du fortlaufende Nummern gestaltest. Du kannst das aktuelle Jahr und den Monat der Rechnungsstellung in die Nummer einfließen lassen oder diese frei nach deinen Vorlieben zusammenstellen. Wichtig ist nur, dass die Rechnungsnummer fortlaufende Ziffern beinhaltet aus denen sich eine Reihenfolge der gestellten Rechnungen nachvollziehen lässt. Im Normalfall wird bei einer vernünftigen Buchführung eine Auflistung aller Rechnungsschreiben erstellt, sodass einzelne Rechnungen anhand ihrer Nummer sofort detailliert aufgerufen werden können.

Die Bankverbindung

Wenn du Leistungen oder Waren abrechnest muss der Leistungsempfänger natürlich wissen, wohin er sein Geld überweisen soll. Im Regelfall findet die Überweisung über eine Bankverbindung statt, die du gemäß moderner Standards als BIC und IBAN angeben solltest. Falls du in deiner Branche direkt mit dem Kunden abrechnest und hierfür Bargeld erhältst, kannst du handschriftlich den Erhalt des Geldes vermerken. Mit einem Quittungsblock bestätigst du dem Bezahlenden dessen Geld erhalten zu haben. Hierdurch besitzen beide Seiten für die steuerliche Verbuchung ein vorweisbares Dokument.

Die erbrachten Leistungen

Ein gutes Rechnungsschreiben präsentiert die abgerechneten Leistungen in übersichtlicher und detaillierter Weise. Beispielsweise fasst du die einzelnen Posten einer Bestellung in einer Tabelle zusammen, die der Kunde in deinem Online-Shop als Waren bestellt hat. Vielleicht bist du auch Dienstleister und schlüsselst dem Kunden auf, aus welchen Elementen sich der Gesamtbetrag im Rechnungsschreiben zusammensetzt. Bei gelieferten Gegenständen kommt es neben der Art auch auf die Menge an. Fehlerhafte Rechnungen vergessen diesen Punkt und lassen den Kunden im Unklaren, für welche Stückzahlen welcher Betrag genau abgerechnet wird.

Datumsangaben und weitere Besonderheiten

Beim Schreiben von Rechnungen kommen grundsätzlich zwei Datumsangaben zum Einsatz. Zum einen muss der Tag im Rechnungsschreiben zu finden sein an dem das leistende Unternehmen seine Leistung erbracht hat. Hiervon abweichend ist das Rechnungsdatum anzugeben, also der Tag deiner Rechnungsstellung. Wie Lieferung und Rechnungsstellung zueinander im Verhältnis stehen weicht von Unternehmen zu Unternehmen ab. Bei Lieferungen durch Online-Shops erfolgt die Rechnungsstellung meist am gleichen Tag der Leistungserbringung, konkret der Auslieferung der Waren. In diesem Fall reicht ein Datum auf dem Rechnungsschreiben aus, das beide Ereignisse umfasst. Andere Freiberufler und Selbstständige arbeiten mit einem späteren Rechnungsdatum. Beispielsweise werden Leistungen über einen vollen Monat hinweg erbracht und am Monatsletzten kommt es zur vollständigen Abrechnung. Relevant ist die Regelung, wenn der leistende Unternehmer mit seiner Rechnungsstellung nahe an die Frist von sechs Monaten kommt. Nach dieser muss der Leistungsempfänger, wie oben beschrieben, den Rechnungsbetrag nicht mehr begleichen.

Besonderheiten rund um das Thema Umsatzsteuer

Nach Satz 1 UStG unterliegen Lieferungen und sonstige Leistungen in Deutschland der Umsatzsteuer. Diese muss du gemäß UStG auf jeder Rechnung ausweisen, wobei du den anzuwendenden Steuersatz für deine Leistungsart ermittelst. Den entfallenden Steuerbetrag ermittelst du prozentual, im Regelfall liegt er bei 7 oder 19 Prozent. Die Umsatzsteuer ist gesondert im Rechnungsschreiben auszuweisen. Du schlüsselst den Gesamtrechnungsbetrag in einen Nettobetrag und den Steueranteil auf. Eine Ausnahme stellt die Kleinunternehmer-Regelung dar. Wenn du im letzten Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 Euro und im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz generiert hast, kannst du die Regelung anwenden. Als Kleinunternehmer musst du dann gemäß § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer abführen und nur deinen Nettobetrag auf den Rechnungen ausweisen. Gerade für den Einstieg in die Selbstständigkeit erspart dies Formalitäten und den häufigen Kontakt mit dem Finanzamt. Ein Hinweis auf die genannte Gesetzesstelle muss zwingend im Rechnungsschreiben zu finden sein. Die Kleinunternehmer-Regelung muss nicht verpflichtend angewendet werden. Auch kleine Unternehmen und Start-ups können vom Ausweisen der Umsatzsteuer profitieren, beispielsweise wenn sie umfassende Investitionen in der Anfangsphase tätigen. Hier können sie die selbst gezahlte Umsatzsteuer steuermindernd geltend machen. Außerdem erzeugt das Ausweisen der Steuer und der Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung den Eindruck, dass es sich bei dir um einen etablierten Unternehmer handelt. Achtung: Wenn du dich für das freiwillige Ausweisen der Steuer entscheidest wirst du wie beim Überschreiten der Grenzbeträge eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) vom Finanzamt erhalten. Ist dies einmal erfolgt kannst du nicht mehr zurückwechseln, selbst wenn du von den Einnahmen her weiterhin ein Kleinunternehmer bleibst. Die Entscheidung sollte deshalb gut überlegt werden.

Besonderheiten rund um das Reverse-Charge-Verfahren

In einer weiteren Situation ist es möglich, keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungsschreiben auszuweisen. Dies gilt nach den rechtlichen Vorgaben des UStG in Einklang mit der europäischen Gesetzgebung für Rechnungen ins EU-Ausland. Sofern die Rechnung an eine andere Firma geht, die über eine Umsatzsteuernummer verfügt, kann der Ausweis der Mehrwertsteuer mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren unterlassen werden. Die Regelung soll den Steuerbetrag innerhalb der Europäischen Union reduzieren. In der Vergangenheit war es nicht selten, dass der leistende Unternehmer in seinem Heimatland den steuerlichen Aufwand nicht angab, wohl aber der Leistungsempfänger als Steuerminderung in seiner europäischen Nation. Durch den Vorsteuerabzug im Rahmen des Verfahrens kommt es zu einer Verrechnung. Da Privatpersonen als Käufer in einem Online-Shop oder in sonstigen Geschäften keine Umsatzsteuernummer besitzen, ist die Anwendung des Verfahrens nicht möglich. Bei solchen Auslandsrechnungen musst du also weiterhin die Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag aufschlagen.

Ist eine elektronische Abrechnung möglich?

Im digitalen Zeitalter ist es logisch, dass Firmen ihre Warenlieferungen oder Dienstleistungen online abrechnen. Grundsätzlich ist dies möglich, beispielsweise indem das Rechnungsschreiben als PDF-Datei per E-Mail zugestellt wird. Was die formalen und inhaltlichen Aspekte betrifft, gelten alle oben beschriebenen Maßstäbe an das Rechnungsschreiben. Da die Rechnungsstellung stets durch die Unterschrift des Leistungserbringers abzuschließen ist, solltest du deinen elektronischen Schreiben eine digitale Signatur hinzufügen. Diese ist technisch mühelos zu erstellen und zeichnet dich eindeutig als Rechnungsteller aus. Ähnlich wie bei einer handschriftlichen Unterschrift sorgt die Signatur für deine eindeutige Auszeichnung als verantwortlicher Leistungserbringer. Theoretisch ist es möglich, dass die Rechnung ausgedruckt oder elektronisch ohne Unterschrift ausgehändigt wird. Hier liegt es an der Toleranz des Empfängers, ob dieser die Rechnung formal akzeptiert und den Rechnungsbetrag überweist. Eine eindeutige Zuordnung zwischen Rechnungsschreiben, Rechnungsnummer und getätigter Buchung ist natürlich weiterhin möglich.

Die richtige Software für Rechnungswesen und mehr finden

Viele der angesprochenen Punkte bei der Rechnungsstellung lassen sich von Anfang an einfach meistern, wenn du auf eine Buchhaltungssoftware vertraust. Mit dieser managst du nicht nur dein Rechnungswesen schnell und sicher. In vielen Programmen findest du eine Fülle an Vorlagen für Rechnungen, die für alle Zwecke und Situationen des betrieblichen Lebens anwendbar sind. Vom Kleinunternehmen mit oder ohne Umsatzsteuer, bis zum Online-Shop mit einer tabellarischen Aufstellung der Lieferung findest du schnell die richtigen Vorlagen für deine Rechnungsstellung. Wenn du als Kleinunternehmer oder Freiberufler nicht bilanzierungspflichtig bist und keine doppelte Buchführung durchführen musst ist die Nutzung einer solchen Software weiterhin sinnvoll. Zum einen kannst du dich hiermit stressfrei auf die formalen Pflichten vorbereiten, die auf dich als wachsenden Unternehmer zukommen. Zum anderen hast du die Gewissheit, mit Vorlagen für Rechnungen und andere Dokumente stets eine formal und inhaltlich richtige Rechnung zu stellen. Viele Anwendungen bieten dir sogar Tutorials an in denen einzelne Aspekte aus Buchführung und Rechnungsstellung erklärt werden.

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Durch Steuerberater & Co. zur kompetenten Beratung

Wenn du nicht weißt, wie ein Vorsteuerabzug mit europäischen Kunden richtig funktioniert oder was die handelsübliche Bezeichnung für deine Waren und Services ist solltest du externe Hilfe in Anspruch nehmen. Gerade für Start-Ups ist es normal, sich in der ersten Phase von Experten unterstützen zu lassen. Die Rechnungsstellung ist nur einer von vielen Aspekten, die dabei berücksichtigt werden. Vom Starter-Center bis zur größeren Unternehmensberatung stehen dir viele Partner zur Seiten, die Selbstständigen, Freiberuflern und jedem anderen Unternehmer auf dem Weg zum Erfolg helfen. Auch ein Steuerberater zeigt dir, wie du einfache oder elektronische Rechnungen stellst und was du beim Ausweisen von Mehrwertsteuer & Co. beachten musst. Das Schreiben von Rechnungen wird so auch für dich sehr schnell zum Kinderspiel.

 

 

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.