Was ist der Stundensatz und wie kalkuliere ich ihn?

Existenzgründer, die in Verhandlung mit ihren ersten Kunden stehen, reagieren beim Thema Stundensatz oftmals ratlos. Verständlich, denn gerade Einsteigern fällt es schwer, die eigene Arbeitsleistung mit einem Preisschild zu versehen. Wenn zur ersten Scheu Verhandlungsdruck und mangelnde kaufmännische Kenntnisse kommen, ist ein realistischer Stundensatz utopisch. Umso wichtiger ist es, dich grundsätzlich dem Thema zu widmen und dich mit einer sinnvollen Kalkulation deines Stundensatzes zu beschäftigen, um langfristig erfolgreich zu sein.

Was genau ist ein Stundensatz?

In Verhandlungen mit potenziellen Kunden und Bestandskunden fällt automatisch auch der Begriff Stundensatz. Ganz allgemein bezeichnet er den Preis, den du für eine Stunde Arbeitszeit bzw. pro angefangene Stunde in Rechnung stellst. Zu unterscheiden sind dabei der Bruttosatz inklusive Umsatzsteuer und der Nettosatz ohne Umsatzsteuer. Genau genommen interessiert einen Geschäftskunden aber lediglich der Netto-Stundensatz, da die Umsatzsteuer für ihn ein durchlaufender Posten ist. Der Brutto-Stundensatz ist lediglich für Privatkunden relevant, da diese keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

So weit, so einfach? Nicht ganz, denn den verallgemeinernden Begriff Stundensatz gibt es in der Betriebswirtschaft genau genommen gar nicht. Stattdessen kennt die Betriebswirtschaft unterschiedliche Stundensatzarten, die du genau unterscheiden solltest. Details dazu erfährst du in den Abschnitten, die sich konkret mit dem Wie der Stundensatz-Kalkulation beschäftigen.

Dem zugrunde liegt die Erkenntnis, dass der Stundenlohn, den du als Freiberufler oder Selbstständiger erhältst, nicht dem entsprechen kann, was du zur Angebotskalkulation ansetzt, da du auf diese Weise nicht annähernd kostendeckend und erst recht nicht gewinnbringend arbeiten kannst.

Exkurs: Pauschalhonorar

Stundenhonorare bieten eine ganze Reihe an Vorteilen, allen voran die sehr genaue Abrechnung einer Arbeit nach zeitlichem Aufwand. Den zeitlichen Aufwand hältst du exakt und nachvollziehbar in einem Protokoll fest. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du auch bei Mehrarbeiten oder einem unerwartet großen Arbeitsaufwand fair bezahlt wirst. Dem gegenüber steht die pauschale Entlohnung mittels eines Pauschalhonorars.

Pauschalen sind dann sinnvoll, wenn du zum Beispiel ein großes Projekt über verschiedene Entwicklungsschritte betreust oder viele kleine Aufgaben zu deinem Verantwortungsbereich zählen. Sie haben den großen Vorteil für beide Seiten, dass sie planbar sind: Dein Kunde weiß, dass die Pauschale alle Kosten abdeckt und du weißt genau, was zum Ende des Abrechnungszeitraums auf deinem Konto landet.

Bei sicherheitsorientierten Kunden sind Pauschalhonorare daher sehr beliebt, da die Kosten für deinen Einsatz damit nie aus dem Ruder laufen können. Du solltest dir allerdings bewusst sein, dass ein Pauschalhonorar auch finanzielle Verluste bedeuten kann, wenn der zeitliche Aufwand für ein Projekt falsch geschätzt wurde und du unbezahlt Mehrarbeit leisten musst – ein Risiko, das du mit einer Vergütung auf Basis eines Stundensatzes vermeidest.

Was genau bedeutet Kalkulation?

In diesem Zusammenhang ist Kalkulation mit Planung gleichzusetzen. Damit erübrigt sich auch die Frage vieler Berufseinsteiger, was vom Stundensatz netto eigentlich übrig bleibt. Wer seinen Stundensatz nachvollziehbar und realistisch kalkuliert, kennt die Antwort genau. Schließlich sind Lohnkosten und angestrebte Gewinne Teil des kalkulierten Stundenlohns.

Kalkulation bedeutet aber nicht nur, nachvollziehbar und sinnvoll zu planen. Es bedeutet auch, sich mit den Kosten zu beschäftigen und diese zu identifizieren. Ein Beispiel: Als Designer sollst du für einen Kunden ein Produkt optisch ansprechend gestalten und den Prozess bis zur Marktreife begleiten. In diesem Fall lediglich den zeitlichen Aufwand für deine eigentliche Arbeitsleistung in Rechnung zu stellen, wäre wirtschaftlich nicht sinnvoll, da du daneben zahlreiche Aufgaben übernimmst, die sonst nicht vergütet würden. In deine Kalkulation fließen neben dem eigentlichen zeitlichen Aufwand deshalb auch Kostenfaktoren wie Materialkosten, Anfahrtskosten und Kosten, die im zeitraubenden Abstimmungsprozess entstehen, ein.

In diesem Zusammenhang musst du entscheiden, welche Kostenfaktoren du im Stundensatz einpreist und welche Kosten du separat ausweist. Üblich ist es zum Beispiel, Fahrtkosten separat abzurechnen. Wichtig ist es, deinen Auftraggeber nicht nachträglich damit zu überraschen, sondern möglicherweise anfallende Fahrtkosten und weitere Kosten im Rahmen der Honorarverhandlungen zusätzlich zum Stundenlohn anzusprechen.

Wozu einen Stundensatz kalkulieren?

Vor allem viele Berufseinsteiger begehen den Fehler, ihren Stundensatz nicht genau zu kalkulieren. Sie gehen eher von Schätzungen und marktüblichen Honoraren aus, was irgendwann zur Frage führt: „Was bleibt mir eigentlich vom Stundensatz?“. Genau dieses Szenario ist das beste Argument pro Kalkulation: Deine Arbeitsleistung sollte nicht auf Basis von Schätzungen und Vermutungen vergütet werden. Sie sollte vielmehr dem Aufwand angemessen und fair sein. Ein mehr oder weniger zufällig ausgewählter Stundensatz kann das ebenso wenig leisten wie ein zu niedrig angesetztes Pauschalhonorar. Anders ausgedrückt: Nur wenn du deinen Stundensatz für jeden Kunden und wenn nötig auch für jeden Auftrag neu und den Anforderungen entsprechend kalkulierst, hast du die Chance, einen angemessenen Stundensatz abzurechnen und langfristig am Markt zu bestehen. Ziel deiner Kalkulationen sollte in diesem Zusammenhang nicht die reine Kostendeckung sondern die Erwirtschaftung eines Gewinns sein.

Eine realistische Stundensatz-Kalkulation hat darüber hinaus aber auch den Vorteil, dass sie zur wirtschaftlichen Transparenz und Kostenkontrolle beiträgt. Indem du deine realen oder zumindest wahrscheinlichen Kosten für ein Projekt erfasst, kannst du Kostenfallen schnell und einfach erkennen. Darüber hinaus kann dir eine saubere Kalkulation auch als Hilfsmittel für eine bessere und zielgerichtete Positionierung am Markt dienen. Sie hilft dir im Zusammenhang mit einer Marktanalyse, deinen Spielraum Mitbewerbern und Kunden gegenüber genauer auszuloten und dir zielgerichtet eine Nische im Markt zu erobern.

Wie einen Stundensatz kalkulieren?

Bei der Kalkulation deines Stundensatzes spielt natürlich eine große Rolle, welchen Verdienst du netto haben möchtest. Um keine Fantasiezahlen zu produzieren, benötigst du eine sinnvolle Kalkulationsbasis. Üblich ist es zum Beispiel, deinen Überlegungen

• deinen persönlichen Konsum- und Vorsorgebedarf
• branchenübliche Stundensätze
• Stundensätze direkter Mitbewerber oder
• das Einkommen von Angestellten mit vergleichbaren Aufgaben

zugrunde zu legen. Aber: Nicht jede dieser Ausgangsgrößen eignet sich wirklich gut als Kalkulationsgrundlage.

So erscheint es auf den ersten Blick sinnvoll, den persönlichen Konsum- und Vorsorgebedarf zur Grundlage der Kalkulation zu machen. Beachten musst du dabei aber, dass sich dein Bedarf ändern kann – zum Teil binnen weniger Monate. Wenn du zum Beispiel krankheitsbedingt für längere Zeit ausfällst oder sich deine familiäre Situation ändert, benötigst du wahrscheinlich ein höheres Einkommen. Veränderter Bedarf ist deinen Kunden gegenüber allerdings kein valides Argument, um deinen bisherigen Stundensatz deutlich zu erhöhen. Auf diese Weise läufst du Gefahr, langjährige Kunden zu verprellen. Dein Stundensatz sollte also einen Puffer für künftigen Mehrbedarf enthalten.

Branchenübliche Stundensätze können eine gute Orientierung bieten. Du solltest sie aber nicht 1:1 übernehmen. Das gilt auch für Stundensätze direkter Mitbewerber. Zum einen gibt es zwischen den verschiedenen Regionen Deutschlands ein zum Teil erhebliches Einkommensgefälle und branchenübliche Stundensätze repräsentieren lediglich einen Durchschnitt. Zum anderen können auch Fixkosten je nach Standort stark variieren. Sinnvoller ist es daher, mit möglichst konkreten Zahlen zu hantieren, um deinem tatsächlichen Bedarf gerecht zu werden.

Wirklich sinnvoll kann es dagegen sein, deiner Kalkulation das durchschnittliche Einkommen von Angestellten mit vergleichbaren Aufgaben zugrunde zu legen. Für Webdesigner mit 3 bis 6 Jahren Berufserfahrung, die für ein kleines Unternehmen arbeiten, bedeutet das im Jahr 2018 zum Beispiel einen durchschnittlichen Jahresverdienst von 36.437 Euro. Auch hier handelt es sich um Durchschnittswerte, aber im Allgemeinen gilt die Auffassung, dass Selbstständige nicht schlechter verdienen sollten als Angestellte. Insofern könnte das Gehalt eines Angestellten für dich die untere Grenze deiner Verdienstvorstellungen darstellen. Natürlich ist es auch möglich, den Mindestlohn zur Basis deiner Kalkulation zu erklären, aber mal ehrlich: Möchtest du dauerhaft lediglich den Mindestlohn verdienen bei zugleich hohem Verwaltungsaufwand und zahlreichen Kosten, die du selbst tragen musst?

Ermittlung der produktiven Stunden

Eine weitere wichtige Rechnungsgröße stellen die produktiven Stunden dar. Am besten erklären lässt sich dieser Begriff anhand eines Beispiels:

Nehmen wir an, deine Arbeit umfasst eine 5-Tage-Woche und einen 8-Stunden-Tag. Rein rechnerisch ergeben sich damit 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr. Diese theoretische Arbeitszeit wirst du in der Praxis allerdings nie erreichen. Von der Gesamtanzahl der Arbeitsstunden ziehst du mögliche Fehltage ab, darunter

• gesetzliche Feiertage (z. B. 10 Tage x 8 h)
• Urlaubstage (z. B. 25 Tage x 8 h)
• geschätzte Krankheitstage (z. B. 10 Tage x 8 h)
• Tage für Fortbildungen (z. B. 4 Tage x 8 h).

Ziehst du die aufsummierten Fehltage von der Anzahl der Jahresstunden ab, erhältst du die Anzahl aller Anwesenheitsstunden. Aber: Nur weil du anwesend bist, bist du nicht zu 100 Prozent produktiv. Deine Produktivität einschränken können neben Ablenkungen wie Gespräche mit Kollegen zum Beispiel auch

• Kundenakquise
• Auftragsbearbeitung
• Dokumentationspflichten
• Kommunikation mit Kunden und Kollegen
• Weiterbildungen

Es gilt: Je höher dein Verwaltungsaufwand und Abstimmungsbedarf mit deinen Kunden, desto weniger produktiv bist du. Im Umkehrschluss bedeutet das: In Langzeitprojekten wirst du weniger unproduktive Zeiten haben als bei schnell wechselnden, kleineren Projekten. Unproduktive Stunden werden in Prozent umgerechnet und sind grundsätzlich ein Schätzwert. Als Freiberufler liegt deine Quote an produktiven Stunden wahrscheinlich zwischen 40 und 60 Prozent, in Langzeitprojekten auch bis 80 Prozent. Ziehst du die unproduktiven Zeiten von den Anwesenheitsstunden ab, erhältst du die Zahl der produktiven Stunden.

Ermittlung der direkten Lohnkosten

Die direkten Lohnkosten berechnen sich aus dem Lohnaufwand pro Jahr, geteilt durch die Anzahl der produktiven Jahresstunden. Um den Jahreslohnaufwand zu berechnen, benötigst du als Berechnungsgrundlage den von dir angestrebten Jahresbruttoverdienst (z. B. 37.000 Euro). Von diesem Jahresverdienst ziehst du prozentual sämtliche mit deinem Verdienst verbundene Kosten ab:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• weitere Pflichtversicherungen
• möglicher Beitrag zur Berufsgenossenschaft

Im Ergebnis erhältst du den Jahreslohnaufwand. Teilst du diesen nun durch die Anzahl der produktiven Stunden pro Jahr, erhältst du die direkten Lohnkosten. Man spricht in diesem Fall auch vom Stundenkostensatz oder Fertigungsstundensatz.

Ermittlung der Gemeinkosten

Im nächsten Schritt ermittelst du die Gemeinkosten, die in buchhalterische und kalkulatorische Gemeinkosten zu unterscheiden sind. Zu den Gemeinkosten, die durch die Buchhaltung erfasst werden, zählen nachweislich anfallende Kosten wie

• Miete für Büro- und Geschäftsräume
• Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser)
• Kommunikationskosten (Internet, Telefon, Smartphone-Verträge)
• Betriebsstoffe
• betriebliche Steuern
• Kosten für Finanzierungen, Kontoführung usw.
• Anwalts- und Steuerberatungskosten

Beachten solltest du, dass du auch Kosten berücksichtigst, die selten oder nur einmal jährlich anfallen. Zusätzlich erfasst du auch kalkulatorische Kosten, also fiktive Kosten, für die du allerdings einen Puffer einplanen solltest. Zu den kalkulatorischen Kosten zählen beispielsweise kalkulatorische Abschreibungen, Instandhaltungskosten oder kalkulatorischer Lohn für Familienmitglieder, die dir unter die Arme greifen. Sämtliche dieser Kosten aufaddiert ergeben die Gemeinkosten. Zum Gemeinkostenzuschlagssatz werden sie, indem du sie in Prozent (bezogen auf den Stundenkostensatz) umrechnest.

Ermittlung der Selbstkosten

Die vorangegangenen Berechnungen machen es einfach, die Höhe der Selbstkosten zu bestimmen. Dazu multiplizierst du den Stundenkostensatz mit 1 + Gemeinkostenzuschlagssatz. Das Ergebnis ist der Selbstkostenverrechnungssatz. Mit anderen Worten: Diesen Stundensatz musst du berechnen, um mit deinem angestrebten Jahresbruttoverdienst auf einen Gewinn von +/- 0 zu kommen.

Umsatz ist nicht gleich Gewinn

Willst du nicht nur kostendeckend arbeiten, sondern auch einen Gewinn und Rücklagen erwirtschaften, kannst du noch nicht mit dem Selbstkostenverrechnungssatz arbeiten. In diesem Fall ist es notwendig, einen Gewinn- und Risikoaufschlag zu berechnen. Die Höhe dieses Aufschlags richtet sich nach Faktoren wie

• deinen Gewinnzielen
• deiner Positionierung am Markt und der Marktlage
• deiner Unternehmensplanung
• deiner Risikosensibilität
• Mitbewerberpreisen
• deinem Selbstbewusstsein

In einer nicht allzu angespannten Wettbewerbslage sollte ein Gewinn- und Risikoaufschlag von 2 bis 5 Prozent in jedem Fall durchsetzbar sein.

Multiplizierst du 1 + Zuschlag nun mit dem Selbstkostenverrechnungssatz, steht im Ergebnis der Netto-Stundenverrechnungssatz, also dein Stundensatz gegenüber Geschäftskunden. Gegenüber Privatkunden musst du die Umsatzsteuer aufschlagen (es sein denn, du bist als Kleinunternehmer davon befreit) und erhältst so den Brutto-Stundenverrechnungssatz.

Was bedeutet Nachkalkulation und warum ist sie wichtig?

Die Nachkalkulation ist ein Werkzeug des Controllings, das viele Berufseinsteiger gern vergessen. Dabei erlaubt sie eine Überprüfung des Stundensatzes auf Plausibilität und sollte in jedem Fall durchgeführt werden, um eine verlässliche Basis für spätere Honorarverhandlungen zu erhalten. Nachkalkulation bedeutet ganz einfach, die Schätzwerte der Stundensatz-Kalkulation durch Ist-Werte zu ersetzen. Auf diese Weise wird sehr schnell ersichtlich, wie hoch deine Fixkosten und variablen Kosten tatsächlich ausfallen, wie produktiv du wirklich bist und wo du dein Leistungsangebot noch optimieren kannst.

Die 10 größten Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation

Wenn du dich bei deiner Kalkulation nicht nur am branchenüblichen Stundensatz orientierst oder die Preise deiner Mitbewerber imitierst, hast du die häufigsten Fehler bereits umgangen. Daneben solltest du aber auch die folgenden Fehler nach Möglichkeit vermeiden:

1. zu hohe Ausgaben, derer du dir nicht bewusst bist
2. Vergessen wichtiger Faktoren wie Gewinnaufschlag oder jährlich anfallende Kosten
3. Vergessen der Sozialversicherungskosten in der Kalkulation
4. fehlende Marktkenntnisse
5. ungenaue Kalkulation (z. B. von Grundkosten)
6. falsche Einschätzung des Zeitaufwandes und unproduktiver Zeiten
7. Kalkulation auf falscher Basis
8. fehlende Nachkalkulation
9. geringes Selbstbewusstsein und unpassende Verhandlungstaktik dem Kunden gegenüber