Welche Infos und Tipps zum Thema Kleingewerbe sollte ich kennen?

Ein Kleingewerbe ist die ideale Unternehmensform, wenn du den Einstieg in die Selbstständigkeit suchst. Gerade in den ersten Jahren mit wenigen Einnahmen und Umsätzen ist ein Kleingewerbe zu gründen die richtige Wahl. Von der einfachen Buchführung bis zum Verzicht auf ein Ausweisen von Umsatzsteuer gibt es einige Vorteile, die Selbstständige mit dieser Unternehmensart genießen. Für Kleingewerbetreibende ist es dabei wichtig, Grenzbeträge und Richtlinien im Übergang zum vollwertigen Unternehmen zu kennen.

Was unterscheidet das Kleingewerbe von anderen Unternehmen?

Um sich den Traum der Selbstständigkeit zu erfüllen, haben angehende Händler oder Gewerbetreibende viele Möglichkeiten. Wird kein freier Beruf ausgeübt, bleibt in den meisten Fällen die Gründung und offizielle Anmeldung eines Gewerbes. Einsteiger in die Selbstständigkeit werden hierbei schnell von den formalen Pflichten und Regelungen großer Unternehmen überfordert, die der eigenen, kleineren Tätigkeit nicht gerecht werden. Mit dem Kleingewerbe hat der Gesetzgeber die Basis einer einfachen Unternehmensart mit einer simplen Abwicklung von Formalitäten und steuerlichen Verpflichtungen geschaffen.

Wie erfolgt die Gründung eines Kleingewerbes?

Bei der Anmeldung deines Kleingewerbes gelten zunächst die Vorschriften der Anmeldung eines größeren Gewerbes. Du musst hierfür zum Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde gehen und formlos mitteilen, dass du eine Gewerbetätigkeit aufnehmen willst. Wird nach der Form gefragt, teilst du mit, dass du dich als Kleingewerbetreibender anmelden willst. Neben der offiziellen Bestätigung des Amtes wirst du wenige Tage später ein Formular für die steuerliche Erfassung vom Finanzamt erhalten. Außerdem ist der Weg zum Arbeitsamt notwendig, wenn du direkt einen Kleinbetrieb mit Mitarbeitern gründen möchtest.

Anmeldung bei IHK, Berufsgenossenschaft und Co.

Je nach Art deiner Tätigkeit wirst du weitere Anmeldungen vornehmen müssen, die deinem Berufsstand entsprechen. Beachte, dass du mit einem Kleingewerbe nicht automatisch als vollwertiger Kaufmann giltst, selbst wenn du einen Online-Shop betreibst oder anderweitig verkaufend tätig bist. Erst wenn du als echter Kaufmann auftrittst, wird neben der Gewerbeanmeldung eine Registrierung im Handelsregister notwendig.

Wird die Gruppe der freien Berufe ausgeklammert, wird dein Kleinbetrieb fast immer ein Handels- oder Industriebetrieb sein. In diesen Fällen ist die Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) vom Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben. Zudem gibt es in vielen Branchen Berufsgenossenschaften, in denen eine Anmeldung ebenfalls notwendig ist. Die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft hat nicht nur formale Gründe. Oft sind die Genossenschaften so organisiert, dass sie ihren Mitgliedern Zusatzleistungen wie eigene Konzepte für die private Altersvorsorge bieten. Im Falle von Mitarbeitern in deinem Kleingewerbe ist ein Kontakt zur jeweiligen Krankenkasse notwendig.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile beim Kleingewerbe

Für Laien wirkt das Kleingewerbe wie ein Mini-Unternehmen, aus dem die Vor- und Nachteile der Unternehmensform nicht eindeutig hervorgehen. Neben dem steuerlichen Aspekt mit Vorteilen bei der Umsatzsteuer und der vereinfachten Buchführung werden nachfolgend die wichtigsten Vor- und Nachteile für Kleingewerbetreibende zusammengefasst.

Die wichtigsten Vorteile:

  • Im Unterschied zur GmbH und anderen Gesellschaftsformen benötigst du für die Gründung eines Kleingewerbes kein Startkapital.
  • Die Gründung erfolgt ohne große Formalitäten und ist bei der Anmeldung im Gewerbeamt vergleichsweise günstig.
  • Der Nachweis einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei der Steuer ist ausreichend, auf eine doppelte Buchführung kannst du verzichten.

Die wichtigsten Nachteile:

  • Durch das fehlende Startkapital haftet der Kleingewerbetreibende stets mit seinem privaten Vermögen.
  • Für ein Engagement von Investoren ist die Gründung als Kleingewerbe nicht möglich, hier ist die GmbH die gängige Unternehmensform.
  • Es gibt formale Einschränkungen für deinen Auftritt nach außen, beispielsweise in der Wahl deines Firmennamens.

Neben der Art deiner beruflichen Tätigkeit sind somit primär dein vorhandenes Kapital sowie die Suche nach Geldgebern Kriterien bei der Unterscheidung zwischen Kleingewerbe oder einer anderen Rechtsform. Bei der GmbH beispielsweise ist ein stattliches Startkapital mitzubringen, was die meisten Gründer finanziell überfordert und den Weg zu einem Kleingewerbe automatisch ebnet.

Die steuerliche Erfassung von Kleinunternehmern

Alle Kleingewerbetreibende müssen ihre Einnahmen versteuern, genau wie es größere Unternehmen tun. Für den Abschluss jedes Geschäftsjahres ermittelst du deinen Gewinn durch die Gegenüberstellung deiner Einnahmen und Aufwendungen. Als echter Gewerbetreibender wirst du außerdem Gewerbesteuer abführen und je nach Höhe deiner Einnahmen Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Da unterschiedliche Grenz- und Freibeträge gelten, ab denen die jeweiligen Steuern zu zahlen sind, ist eine genaue Prüfung der jeweiligen Rahmenbedingungen für Kleingewerbetreibende unverzichtbar.

Gewerbesteuer: Infos und Grenzbeträge

Jedes angemeldete Gewerbe muss Gewerbesteuer abführen. Das Kleingewerbe macht hier keine Ausnahme. Allerdings gewährt der Gesetzgeber einen Freibetrag von 24.500 Euro. Als Maßstab wird der Gewinn und nicht der Umsatz herangezogen, den der Unternehmer im Laufe des letzten Geschäftsjahres erzielt hat. Wie hoch die Gewerbesteuer ausfällt, wird von der jeweiligen Stadt oder Gemeinde festgelegt.

Umsatzsteuer: Grenzbeträge und die Kleinunternehmer-Regelung

Für das Ausweisen von Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf deinen Rechnungen kannst du mit deinem Kleingewerbe von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren. Die Regelung erlaubt dir, auf die Ausweisung der Umsatzsteuer zu verzichten. Der in Rechnung gestellte Betrag kommt dir so automatisch als Nettoeinnahme zugute. Um die Kleinunternehmer-Regelung zu nutzen, darfst du im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erzielt haben. Im laufenden Jahr darfst du außerdem nicht über 50.000 Euro kommen. Die Regelung ist bei Kleingewerbetreibenden beliebt und erspart einen formalen Aufwand sowie die häufigere Kommunikation mit dem Finanzamt.

Muss die Kleinunternehmer-Regelung zwingend angewendet werden?

Mit einem Kleingewerbe, das die genannten Grenzbeträge nicht überschreitet, ist dir die Anwendung der Kleinunternehmer-Reglung möglich. Dies bedeutet nicht, dass dir die Ausweisung von Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen verboten ist. Wenn du dies vorhast, machst du eine formlose Mitteilung bei deinem Finanzamt, wonach dir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugestellt wird. Die Nummer muss auf all deinen Rechnungen ausgewiesen werden. Die Mehrwertsteuer ist gesondert neben dem Nettobetrag deiner Leistung aufzuführen. Tatsächlich gibt es Situationen, in denen sich Unternehmer freiwillig für die Ausweisung von Umsatzsteuer entscheidend sollten. Die folgenden Vor- und Nachteile zeigen sinnvolle Fälle und Hürden auf.

Was spricht dafür, die Kleinunternehmer-Regelung nicht anzunehmen?

Als Kleingewerbetreibender wirst du zu Beginn viele Ausgaben haben und Investitionen tätigen. Bei den gestellten Rechnungen wirst du jeweils Umsatzsteuer mitbezahlen. Hier ist eine Verrechnung möglich, sobald du selbst Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist. Du erzielst somit einen steuerlichen Vorteil, der jedoch erst bei größeren Ausgaben in den ersten Geschäftsjahren lohnt.

Ein weiterer Vorteil ist die Anerkennung deines Unternehmens. Im Unterschied zur Rechtsform einer GmbH oder AG werden manche Kunden oder Geschäftspartner skeptisch auf ein Kleingewerbe schauen. Dieses wirkt schnell, als würdest du deiner Tätigkeit nur nebenbei nachgehen und gar kein vollwertiger Unternehmer oder Kaufmann sein. Verzichtest du auf die Kleinunternehmer-Regelung und weist direkt Mehrwertsteuer aus, entsteht ein größerer und seriöserer Eindruck.

Nachteile des Verzichts auf die Kleinunternehmer-Regelung

Mit dem Ausweisen von Mehrwertsteuer ist ein formaler Aufwand in deiner Buchhaltung verbunden. Du wirst je nach Höhe deiner Einnahmen einmal im Jahr, Quartal oder Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER einreichen müssen. Auch die echte Steuererklärung für die Mehrwertsteuer musst du neben der klassischen Einkommensteuererklärung einreichen.

An die Entscheidung, freiwillig Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungsschreiben auszuweisen, bist du in Zukunft dauerhaft gebunden. Du kannst also nicht wieder in den Zustand ohne Umsatzsteuerausweis zurückkehren, selbst wenn du fortwährend in einem Kleingewerbe tätig bist.

Pauschal lässt sich nicht sagen, welche Regelung für dein Kleingewerbe sinnvoller ist. Die meisten Kleinunternehmer starten ohne das Ausweisen der Mehrwertsteuer und stellen schnell um, wenn sie größere betriebliche Ausgaben in ihrem ersten Geschäftsjahr feststellen. Lass dich mit deinem neu eingerichteten Geschäftsbetrieb fachkundig beraten, welche Regelung in deiner Situation am sinnvollsten ist.

Sozialversicherung für Kleingewerbetreibende

Unternehmer mit einem Kleingewerbe sind nach den Vorhaben des Gesetzgebers sozialversicherungsfrei. Als Gewerbebetrieb mit diesem Status kannst du auf freiwilliger Basis wählen, ob du wie Angestellte über die gesetzliche Krankenversicherung deine Gesundheit absichern willst oder ob du Mitglied in der privaten Krankenversicherung werden möchtest. Eine Pflicht zum Abschluss einer Krankenversicherung gilt für jeden Erwerbstätigen in Deutschland, was zukünftig auch für die Vorsorge in der Rentenversicherung gilt.

Als Kleingewerbetreibender die Buchhaltung mühelos meistern

Auch wenn die Vorschriften für ein Kleingewerbe nicht so strikt sind wie bei einem großen Betrieb, wirst du um eine grundlegende Buchhaltung nicht herumkommen. Diese ist nach den allgemeinen Sorgfaltspflichten durchzuführen, sodass ein einfaches Nachvollziehen deiner Einnahmen und Ausgaben möglich wird. Hierbei reicht für Kleinunternehmer die einfache Buchführung, während andere Rechtsformen eine doppelte Buchführung durchführen müssen.

In einem Kleingewerbe musst du alle Quittungen und Rechnungsschreiben des aktuellen Geschäftsjahres sowie der letzten Geschäftsjahre aufbewahren. Die Fristen hängen von der Dokumentenart ab und orientieren sich an den zeitlichen Vorgaben, die auch größere Unternehmen und Händler zu beachten haben.

Außerdem bist du aufgefordert, ordentliche Rechnungsschreiben nach den allgemeinen Maßstäben des Gesetzgebers zu stellen. Hierzu gehören dein Name und die vollständige Adresse des Kleingewerbes, genauso wie die entsprechenden Angaben des Rechnungsempfängers. Das Schreiben muss eine Steuernummer tragen, die entweder direkt vom Finanzamt für dein Gewerbe ausgestellt wurde oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist. Den Rechnungsschreiben muss eindeutig zu entnehmen sein, welche Leistungen oder Waren in welchen Mengen du mit dem Kunden abrechnest. Außerdem müssen Daten für den Tag der Leistungserbringung und den Tag der Rechnungsstellung enthalten sein. Letztlich muss das Schreiben eine Rechnungsnummer beinhalten, die für das Finanzamt als durchlaufend erkennbar ist.

Was passiert, wenn dein Kleingewerbe wächst?

Wenn du deine selbstständige Tätigkeit mit einem Kleingewerbe startest, wirst du möglichst bald höhere Einnahmen und Gewinne zu erzielen. Immer wieder sind Start-ups von ihrem Geschäftserfolg überrascht und werden von einem Kleingewerbe zu einem vollwertigen und großen Unternehmen. Der Übergang ist dabei fließend, im Regelfall setzen sich Gewerbeamt oder Finanzamt bei wesentlichen Änderungen mit dir in Verbindung. Natürlich kannst du selbst eine Umfirmierung anstreben, um zur GmbH oder zu einer Gesellschaft nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch zu werden.

Ein wichtiger Meilenstein ist erreicht, wenn deine unternehmerische Tätigkeit in einem Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 500.000 Euro oder einen Gewinn von mehr als 50.000 Euro generiert. Bei Überschreiten dieser Schwellenwerte bist du zu einem Jahresabschluss verpflichtet – du musst also eine richtige Bilanz erstellen. Bis zu diesem Punkt reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), falls diese wie unten erläutert überhaupt notwendig ist.

Wenn du Einnahmen in kaufmännischer Weise generierst, ist durch die Bilanzierung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) ein weiterer Status geklärt. Sobald du bilanzierungspflichtig bist, gehst du deiner Tätigkeit offiziell als Kaufmann nach, unter den Schwellenwerten trittst du nicht verpflichtend als solcher auf. Individuell ist zu überlegen, ob der Status als eingetragener Kaufmann schon vor Erreichen der Schwellenwerte fürs Geschäft dienlich ist.

Software für Buchführung und Co. nutzen

Für die EÜR und das Erstellen von Rechnungsschreiben ist für viele Kleinunternehmer nicht gleich der Einsatz einer professionellen Software notwendig. Bleiben die Einnahmen unter der bereits genannten Grenze von 17.500 Euro, kann sogar auf das Erstellen einer EÜR verzichtet werden, sodass die einfache Steuererklärung ausreicht. Dennoch lohnt es für Kleingewerbetreibende, sich im Lauf der Zeit mit elektronischen Hilfen für die Buchhaltung und das Rechnungswesen auseinanderzusetzen.

Mit steigenden Gewinnen sollte jeder Unternehmer eine Umfirmierung in eine GmbH oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) andenken. Spätestens beim Überschreiten der verschiedenen Grenzbeträge ergeben sich neue steuerliche und buchhalterische Pflichten, die am einfachsten über eine Software abgewickelt werden. Zeitnah nach der Gewerbeanmeldung lohnt deshalb ein Blick auf verschiedene Anwendungen mit ihren jeweiligen Vorteilen. Diese sind je nach Anbieter mit besonderen Modulen und Formularen ausgestattet, die sich speziell an das Kleingewerbe richten. Hierdurch hast du die Sicherheit, dass deine Rechnungsschreiben den gängigen Vorgaben entsprechen und eine schnelle Übersicht in deiner professionellen Buchführung entsteht.

Beratung rund um die Gründung eines Kleingewerbes

Von der Eintragung ins Handelsregister über steuerliche Aspekte bis zum Einstieg in die korrekte Buchführung müssen Selbstständige als Gründer eines Kleingewerbes vieles beachten. Falls du von Beginn an alles richtig machen und als seriöser Geschäftspartner auftreten möchtest, hilft dir eine professionelle Beratung weiter. So sind Gründungscoaches auf die Unterstützung von Existenzgründern spezialisiert, die häufig mit einem Kleingewerbe anfangen. Auch ein Steuerberater steht dir hilfreich zur Seite, während du bei einem Notar detaillierte Informationen zu verschiedenen Rechtsformen erhältst. Letztlich helfen dir Anbieter von Buchhaltungssoftware durch Tutorials und Videos weiter, die einzelnen Funktionen der Anwendung und die buchhalterischen Hintergründe zu verstehen.

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.