Handelsregistereintrag: Pflicht, Kosten und alle Infos

Einige Firmen müssen sich ins Handelsregister eintragen. Diese Unternehmen entstehen erst mit dem Handelsregistereintrag (manche sagen auch Handelsregistereintragung). Andere Firmen können sich freiwillig registrieren lassen. Für welche Rechtsformen das gilt, erfährst du hier. Die Eintragung ins Handelsregister kann in der Wirtschaft sehr nützlich sein, da sie für Transparenz im Geschäftsverkehr sorgt und Vertragspartnern die Einholung wichtiger Informationen ermöglicht.

Inhalt – was steht im Handelsregistereintrag?

Ein Handelsregistereintrag enthält,

  • in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird,
  • wo das Unternehmen seinen Firmensitz und Zweigniederlassungen hat,
  • die Geschäftsführer*innen, Inhaber*innen oder Gesellschafter*innen,
  • die Höhe der Kapitaleinlagen,
  • die Vertretungsbefugnis, also wer das Unternehmen nach außen und innen vertreten darf,
  • und ob eine Insolvenz, also eine Gesellschaftsauflösung oder Geschäftsschließung vorliegt.

Wer muss sich ins Handelsregister eintragen?

Jede Firma, die gewerblich tätig ist und einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert, hat die Pflicht zum Handelsregistereintrag. Das sind Kaufleute, und Kapital- und Personengesellschaften, zum Beispiel OHG, GmbH oder AG.

Wer braucht keinen Handelsregistereintrag?

Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, sie können dies jedoch freiwillig tun. Auch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) braucht keinen Handelsregistereintrag.

Freiwilliger Handelsregistereintrag

Kleingewerbetreibende oder Freiberufler müssen sich nicht ins ins Handelsregister eintragen lassen, können es aber freiwillig tun. Mit dem Handelsregistereintrag unterwirft sich deine Firma den Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und du wirst automatisch Kaufmann/Kauffrau.

Vorteile eines Handelsregistereintrags

Eingetragene Unternehmen haben eine professionelle Außenwirkung und wirken vertrauenswürdig. Gegenüber Kunden und Geschäftspartnern kann der Registereintrag eine Beweis- und Schutzfunktion haben.

Gegenüber Banken dient ein Handelsregisterauszug als Voraussetzung, einen Kredit zu erhalten.

Auch bei der Namenswahl bist du freier und genießt einen gewissen Namensschutz. Dies gilt insbesondere bei den Gesellschaftsformen der GbR und der OHR. Eine GbR ist nicht eintragungspflichtig, wird durch Aufnahme ins Handelsregister aber automatisch zu einer OHG. Bei einer OHG sind Fantasienamen erlaubt, während eine GbR immer die Namen der Gesellschafter enthalten muss. Zusätzlich kann es in deinem Bezirk kein weiteres Unternehmen mit deinem Namen mehr geben, sobald du den Namen durch Eintragung gesichert hast.

Sinnvoll erscheint eine Registrierung, wenn:

  • dein Unternehmen überregional tätig ist,
  • du Geschäftsräume angemietet hast,
  • Mitarbeiter*innen beschäftigst,
  • hohe Umsätze generierst oder
  • eine bedeutende Fremdfinanzierung brauchst.

Folgen eines Handelsregistereintrags

Wenn du dich ins Handelsregister eintragen lässt, entstehen diese Pflichten:

  • Du unterliegst der Bilanzierungspflicht mit doppelter Buchführung – du darfst keine einfache Buchführung mehr führen und keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mehr erstellen.
  • Du erhältst eine Handelsregisternummer, die du im Impressum deiner Website eintragen musst. Auf diese Weise können Geschäftspartner und Kunden Informationen über dein Unternehmen beim Amtsgericht einholen.
  • Für eingetragene Unternehmen steigen die Beiträge zur IHK.
  • Auch einige gesetzliche Reglungen im Alltag verändern sich. Beispielsweise musst du Warenlieferungen künftig direkt beim Eingang beanstanden, wenn es etwas zu bemängeln gibt.
  • Kaufleute können sich mündlich verbürgen, während dies bei Einzelhändlern, die nicht eingetragen sind, nur schriftlich möglich ist.
  • Mit der Eintragung ins Handelsregister verpflichtest du dich, die Regeln des Handelsgesetzbuchs (HGB) zu befolgen. Das bedeutet, dass du dir mehr Wissen aneignen musst und mehr Aufwand für den Betrieb deines Geschäfts anfällt.

Bedenke auch, dass du die Gebühren für den Handelsregistereintrag bezahlen musst. Bei Unklarheiten zur freiwilligen Eintragung hole dir am besten Rat bei der IHK oder Gründungsberatern.

Wie trage ich mich ins Handelsregister ein?

Alles läuft über den Notar

Egal ob dein Handelsregistereintrag freiwillig oder Pflicht ist – du musst den Eintrag selbstständig beantragen. Wende dich für die Eintragung an ein Notariat deiner Wahl. Dieses beglaubigt deine Unterschrift und die nötigen Originaldokumente und leitet deinen Antrag in elektronischer Form an das örtliche Amtsgericht weiter.

Handelsregistereintrag online beantragen

Seit August 2002 kannst du den Notarbesuch auch online per Videokonferenz vornehmen. Wie das funktionert, erfährst du in unserem Artikel zum Thema GmbH online gründen.

So geht es weiter

Das Amtsgericht prüft das Gesuch auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit und veröffentlicht den Handelsregistereintrag nach zwei bis drei Wochen in den Medien. Durch den Handelsregistereintrag bekommst du eine Handelsregisternummer, die anderen das Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.

Wann muss der Handelsregistereintrag gemacht werden?

Eine Eintragung muss grundsätzlich zusammen mit der Gründung deiner Firma erfolgen. Dies gilt jedoch nur, wenn du laut HGB zur Eintragung verpflichtet bist. Wenn du dich freiwillig eintragen lassen möchtest, gibt es keine zeitliche Grenze. Für viele Gesellschaften gilt somit, dass sie den Antrag stellen müssen, bevor sie mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit beginnen. Ebenfalls wird für den Zeitraum, bis die Eintragung vom Registergericht vorgenommen wurde, ein Sonderstatus zugewiesen. So trägt eine zukünftige GmbH während dieser Zeit den Status GmbH i. G., was „in Gründung“ bedeutet. Auch eine OHG muss sich vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit um die Aufnahme ins Register bemühen. Anders hingegen, wenn du als Freelancer tätig bist oder dich freiberuflich zusammen mit anderen in einer GbR betätigst: In diesen Fällen gibt es ebenfalls keine Eintragungspflicht, sodass du bedenkenlos mit deiner Arbeit beginnen kannst.

Handelsregistereintrag vergessen – was passiert?

Wenn du nach dem HGB dazu verpflichtet bist, dich im Handelsregister einzutragen, dann solltest du dies unverzüglich tun. Das Gesetz sieht faktisch keine Frist vor, in der du eine Eintragung vornehmen musst, sondern besagt, dass die Anmeldung fester Bestandteil der Unternehmensgründung ist. Du musst einen Antrag somit stellen, bevor du mit deiner Geschäftstätigkeit beginnst. Solltest du dieser Pflicht nicht nachkommen, sieht der Gesetzgeber Zwangsgelder vor. Diese können bis zu 5.000 Euro betragen.

Welches Amtsgericht ist zuständig?

Die Zuständigkeit ergibt sich aus deinem Wohnsitz beziehungsweise dem Sitz deines Unternehmens. Die Eintragung muss immer bei dem Amtsgericht vorgenommen werden, das für deinen Bezirk zuständig ist. In Deutschland gibt es, Stand Sommer 2018, exakt 638 Amtsgerichte. Bereits anhand der hohen Anzahl erkennst du, dass die Bezirke teilweise sehr klein sind. So hat alleine Bremen drei Amtsgerichte und in Berlin finden sich gleich elf Gerichte. Am einfachsten findest du dein zuständiges Registergericht über das Justizportal des Bundes und der Länder.

Wie lange dauert ein Handelsregistereintrag?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Wartezeit bei der Eintragung beeinflussen. Grundsätzlich gilt, dass es bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH zu längeren Bearbeitungszeiträumen kommt. Schneller hingegen verläuft die Aufnahme eines Einzelunternehmens. Daneben hängt die Bearbeitungszeit auch von der Auslastung des Gerichts ab. Teilweise vergehen nur wenige Arbeitstage, in Einzelfällen kann die Bearbeitung aber auch mehrere Monate dauern. Im Regelfall solltest du dich auf eine Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen einstellen.

Wann musst du den Handelsregistereintrag ändern?

Im Laufe der Geschäftstätigkeit kommt es immer wieder zu Änderungen. In diesen Fällen muss der Handelsregistereintrag geändert werden:

  • Verlegung des Geschäftssitzes
  • Eröffnung einer Zweigniederlassung
  • Änderung des Stammkapitals
  • Änderung der Satzung
  • Wechsel in der Geschäftsführung
  • Bei OHG und KG: Änderung der Gesellschafter*innen

Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Das Register wird bei den zuständigen Amtsgerichten elektronisch geführt. Ein Einzelunternehmen muss mit bis zu 200 Euro Gebühren rechnen, Bei der Gründung einer GmbH können 300 bis 700 Euro Kosten anfallen. Dies hängt vom Betriebsvermögen und der Anzahl der einzutragenden Gesellschafter ab.

Um die Kosten für deine Handelsregistereintragung zu senken, kannst du auf ein Musterprotokoll zurückgreifen. Durch das spezielle Dokument werden alle wesentlichen Angaben standardisiert zusammengefasst, sodass ein geringerer Aufwand bei der Verarbeitung durch das Registergericht entsteht. Einen dreistelligen Eurobetrag solltest du jedoch in jedem Fall einrechnen.

Lass dich durch einen Notar beraten

Vor dem Gang zum Amtsgericht oder einer elektronischen Anmeldung der eigenen Firma sind viele Gründer oft unsicher. Viele haben zwar eine gute Geschäftsidee formuliert, sind aber mit wirtschaftlichen Details rund um Stammkapital oder Gesellschaftsform nicht vertraut. Unter anderem lohnt es sich daher, wenn du dir in der Anfangsphase Rat von einem Notar einholst. Dieser hilft dir beispielsweise bei folgenden Fragen weiter:

Welche Gesellschaftsform?

Während Freiberufler*innen und kleine Einzelunternehmer*innen wenig über die Rechtsform nachdenken, sollte dies bei größeren Gesellschaften anders sein. Die rechtlichen Pflichten einzelner Inhaber*innen und Gesellschafter*innen, die Beteiligung jeder einzelnen Person mit Stammkapital und weitere Aspekte machen eine fundierte Beratung erfolgsversprechend.

Welche Unternehmensbezeichnung?

Der Name der eigenen Firma sollte prägnant sein und ist ein wesentlicher Bestandteil für den erfolgreichen Einstieg ins Geschäftsleben. Einzelunternehmer*innen binden gerne ihren Echtnamen in die Unternehmensbezeichnung ein, auch Fantasienamen oder Begriffe mit Branchenbezug sind denkbar. Neben eigenen Einblicken in die entsprechenden Register kann eine Notarkanzlei für zusätzliche Kosten auch in dieser Frage entsprechend beraten.

Welche Besonderheiten?

Nicht jede Geschäftstätigkeit macht eindeutig klar, ob eine Handelsregistereintragung notwendig ist. Bei Unklarheiten rund um den Eintrag werden die Behörden auf die zuständige IHK zugehen oder weitere Informationen von dir einfordern. Mit einer erfahrenen rechtlichen Beratung an deiner Seite wird es dir möglich sein, das HGB richtig auszulegen und in Zweifelsfällen den richtigen Weg zu gehen.

Fazit

Für die Handelsregistereintragung ausschlaggebend ist, in welcher Rechtsform du dein Unternehmen gründest. Personen- und Kapitalgesellschaften, sowie ein eingetragener Kaufmann, müssen zwingend im Handelsregister stehen. Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende können sich den Aufwand und die daraus entstehenden Pflichten sparen.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.