Wie kann ich mich als Einzelkaufmann/-frau selbstständig machen?

Was ist ein Einzelkaufmann, was ein eingetragener Kaufmann (e. K.)? Das sind nur einige der Fragen, mit denen du dich beschäftigen wirst, bevor du ein Unternehmen gründest. Für dich als Gründer ist diese Rechtsform interessant, wenn du ein Handelsgewerbe betreiben willst. Ein zentrales Merkmal ist das mit dieser Unternehmensform verbundene Haftungsrisiko, das du kennen und in deine Entscheidung mit einbeziehen solltest. Welche Vorteile und Nachteile die Selbstständigkeit als Einzelkaufmann hat, darüber informiert dich dieser Ratgeber.

Was ist ein Einzelkaufmann?

Was ein Kaufmann ist, ist in §§ 1 ff. des Handelsgesetzbuches (HGB) definiert. Das HGB regelt und beschreibt das Recht der Kaufleute und wird deshalb auch als Sonderprivatrecht der Kaufleute bezeichnet. Nach der in § 1 HGB gesetzlich normierten Definition ist derjenige Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt und gewerbsmäßig Geschäfte tätigt. Entscheidendes Merkmal ist die Gewinnerzielungsabsicht, die auf Dauer angelegt sein muss.

Als Inhaber eines Gewerbebetriebs bist du Teil des Handelsgewerbes, sodass du die Kaufmannseigenschaft erfüllst. Es gibt aber auch Unternehmen, die dem Handelsgewerbe zugeordnet werden, auch wenn sie kein Gewerbebetrieb sind. Das ist dann der Fall, wenn das Unternehmen nach § 1 Abs. 2 HGB einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert.

Zu einem kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb gehören zum Beispiel eine funktionierende Administration und die Buchführung. Machst du dich in der Land- und Forstwirtschaft selbstständig, arbeitest du als Freiberufler oder übst du eine Tätigkeit aus, die der Vermögensverwaltung zugeordnet wird, bist du kein Kaufmann.

Als Einzelkaufmann bist du alleiniger Inhaber eines Handelsgewerbes und in juristischer Hinsicht eine natürliche Person. Als natürliche Person unterscheidest du dich von sogenannten juristischen Personen, die kein Einzelkaufmann sein können. Dazu gehören Gesellschaften, zum Beispiel die offene Handelsgesellschaft, und Personengesellschaften sowie Vereine und Körperschaften. Bist du nicht alleiniger Inhaber der Firma, sondern betreibst das Handelsgewerbe zu zweit oder mit mehreren natürlichen Personen, dann ist sie kein Einzelunternehmen, sondern eine Handelsgesellschaft.

Beispiele für Handelsgesellschaften

  • Personengesellschaften, zum Beispiel die Kommanditgesellschaft (KG) und die offene Handelsgesellschaft (oHG)
  • Kapitalgesellschaften, zum Beispiel die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Aktiengesellschaft (AG)

Handelsgesellschaften sind nach § 6 HGB Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches. Betreibst du als Einzelunternehmer ein Gewerbe, das kein Handelsgewerbe ist, dann bist du ein Kleingewerbetreibender.

Der Einzelhandelskaufmann – nicht zu verwechseln mit dem Einzelkaufmann

Der Einzelhandelskaufmann und die Einzelhandelskauffrau sind vom Einzelkaufmann zu unterscheiden. Bei einem Einzelhandelskaufmann oder einer Einzelhandelskauffrau handelt es sich um eine Ausbildung im Einzelhandel. Tatsächlich steht dieser Beruf auf Platz 1 der beliebtesten Ausbildungsberufe. Abhängig von der Branche und vom Unternehmen bietet die Ausbildung im Einzelhandel Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb eines Betriebs und auch die Möglichkeit, sich selbstständig zu machen. Im Einzelhandel dreht sich alles um die verschiedenen Produkte und um die Kunden. Deshalb konzentrieren sich deine Aufgaben darauf, Waren zu präsentieren, zu verkaufen, einzuräumen und nachzubestellen. Ein bedeutender Teil der Ausbildung zum Einzelhandelskaufmann oder zur Einzelhandelskauffrau befasst sich mit dem Kassensystem, mit dem Einscannen von Waren und dem Erstellen von Abrechnungen. Wenn Kunden einen Rat benötigen, bist du als Einzelhandelskaufmann oder als Einzelhandelskauffrau die wichtigste Kontaktperson.

Die Ausbildung zum Einzelhandelskaufmann ist keine rein schulische Ausbildung, sondern als duale Berufsausbildung eine Kombination aus Theorie und Praxis. Das Berufsbild des Einzelhandelskaufmanns oder der Einzelhandelskauffrau ist vielseitig, sodass es in Handel und Gewerbe zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten gibt.

Für die Ausbildung im Einzelhandel erhältst du als Auszubildender eine Ausbildungsvergütung. Die Höhe ist abhängig von der Branche und davon, ob es eine tarifliche Regelung gibt. Machst du dich selbstständig und gründest deine eigene Firma, ändert sich dein Berufsbild. Du wirst vom Einzelhandelskaufmann/von der Einzelhandelskauffrau zum Einzelkaufmann/zur Einzelkauffrau, wenn du dich für diese Rechtsform entscheidest.

Was ist ein Einzelkaufmann e. K.?

Der Name eines Kaufmanns ist nach § 17 HGB die Firma, die den Zusatz e. K. tragen muss. Der Firmenname ist also der Name, unter dem du als Einzelkaufmann deine Geschäfte betreibst. Das Kürzel kennzeichnet die Rechtsform und steht für „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“. Das bedeutet, dass du als Einzelkaufmann deinen bürgerlichen Namen und den kaufmännischen Namen trägst. Die Bezeichnung e. K. sagt aus, dass eine natürliche Person als Kauffrau oder -mann im Handelsregister eingetragen ist. Der eingetragene Kaufmann ist kein Berufsbild und auch kein Ausbildungsberuf, sondern eine Rechtsform. Einzelkaufleute haben ganz unterschiedliche Berufe, sodass sich die Zulassungsvoraussetzungen an denen des Berufs orientieren.

Nur wenn du in das Handelsregister eingetragen bist, darfst du den Unternehmensnamen frei wählen, der nach § 19 HGB um den Zusatz „eingetragener Kaufmann“ ergänzt werden muss. Bist du nicht eingetragen, firmierst du unter dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Name kann, muss aber nicht, um einen Hinweis auf das Geschäftsfeld oder die Branche erweitert werden.

Ist der Handelsregistereintrag obligatorisch?

Ob der Eintrag in das Handelsregister obligatorisch ist oder nicht, hängt davon ab, ob du Istkaufmann oder Kannkaufmann bist. Bei einem Istkaufmann ist die Eintragung in das Handelsregister deklaratorisch, im Gegensatz dazu erhält ein Kannkaufmann die Kaufmannseigenschaft erst mit dem Handelsregistereintrag.

Als Kannkaufmann gelten nach § 2 HGB Betreiber eines Kleingewerbes, wenn für das Führen des Unternehmens eine kaufmännische Geschäftsorganisation entbehrlich ist. Als Kleingewerbetreibender musst du keine Bücher führen; für die Gewinnermittlung reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Der Istkaufmann ist Kaufmann wegen des in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebs. Das bedeutet, dass allein durch das Betreiben des Handelsgewerbes die Kaufmannseigenschaft automatisch eintritt. Deshalb wird der Istkaufmann auch als Musskaufmann bezeichnet. Für den Istkaufmann ist die Eintragung in das Handelsregister obligatorisch. Der Handelsregistereintrag hat bei einem Istkaufmann eine rein deklaratorische Wirkung. Deshalb liegt die Kaufmannseigenschaft auch dann vor, wenn die Eintragung in das Handelsregister fehlt.

So funktioniert der Eintrag in das Handelsregister

Mit dem Handelsregistereintrag wirst du zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten. Für die Beurteilung, ob ein Betrieb ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb ist, der den Eintrag in das Handelsregister notwendig macht, werden verschiedene Kriterien herangezogen. Dazu gehören zum Beispiel der Jahresumsatz, die Anzahl der Geschäftsvorgänge sowie der Beschäftigten und das Kapital.

Das Handelsregister ist ein öffentliches, elektronisch geführtes Verzeichnis, in dem die angemeldeten Kaufleute im Bereich des jeweils zuständigen Registergerichts dokumentiert werden. Darin sind die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse von Unternehmen und Kaufleuten aufgeführt, unter anderem Bilanzen und Jahresabschlüsse. Es kann von jedermann eingesehen werden und die Anmeldung und der Eintrag in das Handelsregister erfolgen elektronisch. Alle Angaben, die du als Einzelkaufmann brauchst, müssen notariell beglaubigt sein. Deshalb ist es sinnvoll, einen Notar zu beauftragen, der die notwendigen Formalitäten erledigt.

Die notwendigen Angaben

  • die Firma, der Firmenname und der Sitz deines Unternehmens mit Angabe der Anschrift, der Unternehmenszweck
  • mögliche, zur Vertretung berechtigte Personen sowie die Vertretungsbefugnisse, die Rechtsform des Unternehmens
  • die Höhe des Grund- oder Stammkapitals

Die Kosten für den Eintrag in das Handelsregister sind abhängig von der Größe deines Betriebs und von der Rechtsform und liegen zwischen 200 und 300 Euro.

Tipp: Nachdem du in das Handelsregister eingetragen worden bist, erhältst du eine Handelsregisternummer. Sie macht es Geschäftspartnern leichter, Zugriff auf deinen Handelsregistereintrag zu bekommen, um Auskünfte über dein Unternehmen zu erhalten. Deshalb solltest du auf deiner Unternehmenswebsite die Handelsregisternummer im Impressum angeben.

Die Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen

Ist dein Einzelunternehmen nicht im Handelsregister eingetragen, sind die Vorschriften über die Buchführung der Abgabenordnung maßgeblich. Seit 1. Januar 2016 gilt das Bürokratieentlastungsgesetz, das für kleine und mittlere Unternehmen Erleichterungen gebracht hat. Danach müssen nur die Betriebe eine Bilanz erstellen, deren Gewinne im Wirtschaftsjahr eine Summe von 60.000 Euro und deren Umsätze den Betrag von 600.000 Euro übersteigen. Bisher lag die Grenze bei 50.000 Euro beziehungsweise 500.000 Euro. Für dich als Einzelkaufmann bedeutet das, dass die Bilanzierungspflicht erst beginnt, wenn du diese Grenzen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren übersteigst.

Steuerliche Regelungen bei einem Einzelunternehmen

Nimmst du eine selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit auf, musst du dies der zuständigen Finanzbehörde mitteilen. Für die steuerliche Erfassung musst du einen Fragebogen ausfüllen. Es sind vor allem drei verschiedene Steuerarten, die für dich von Bedeutung sind:

  • die Einkommensteuer und der Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls Kirchensteuer
  • die Gewerbesteuer
  • die Umsatzsteuer

Als ein mit dem Zusatz e. K. versehener Kaufmann erhältst du keinen Lohn, sondern beziehst ihn aus deinem Einkommen. Deshalb unterliegst du der Einkommensteuer. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind vierteljährlich zu leisten. Sie werden anhand der zu erzielenden Einkünfte im betreffenden Jahr geschätzt und sind der Saldo aus deinen Betriebseinnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Abgezogen werden auch sonstige Einkünfte, Sonderausgaben und sonstige Steuerermäßigungen. Fallen die erzielten Einkünfte sehr niedrig aus, wird auf die Festsetzung von im Voraus zu zahlender Einkommensteuer verzichtet.

Übst du als e. K. eine unternehmerische Tätigkeit im Sinne des Gewerbesteuergesetzes (GewStG) aus, bist du gewerbesteuerpflichtig. Die dritte Steuer ist die Umsatzsteuer. Als Kaufmann oder Kauffrau bist du verpflichtet, die Buchführung und die Rechnungslegung so zu gestalten, dass sich mit ihrer Hilfe die Umsatzsteuer ermitteln lässt.

Die Grundlage für die Besteuerung ist eine ordnungsgemäße Buchführung. Mit ihr müssen alle Einnahmen und Ausgaben der kaufmännischen Tätigkeit erfasst werden. Sie ist die Bemessungsgrundlage für die Erhebung der einzelnen Steuern.

Der eingetragene Kaufmann – Vorteile und Nachteile

Wenn du eine Firma als Einzelkaufmann führst, profitierst du von diesen Vorteilen:

  • Ein von einem Kaufmann geführtes Einzelunternehmen zeichnet sich vor allem durch schnelle und unkomplizierte Gründungsformalitäten aus.
  • Ein Mindest- oder Stammkapital ist nicht erforderlich, sodass die Gründung kostengünstig ist.
  • Als Kapitalgeber und Einzelunternehmer steht dir der gesamte Gewinn zu, den du in deinem Betrieb erwirtschaftet hast.
  • Der eigentliche Grund, weshalb sich Unternehmer für diese Rechtsform entscheiden, ist die unternehmerische Unabhängigkeit. Die alleinige Verantwortung und Entscheidungsbefugnis versetzt dich in die Lage, sehr schnell und eigenverantwortlich Unternehmensentscheidungen zu treffen, ohne dass langwierige Abstimmungsprozesse notwendig sind.
  • Durch die alleinige Geschäftsführung bleiben Konflikte über die Art der Unternehmensführung und über die Investition von Gewinnen aus. Außerdem kannst du schnell auf Konjunkturschwankungen reagieren, und die Wirtschaftlichkeit deiner Firma an das aktuelle Marktgeschehen anpassen.

Wichtig ist auch, die Nachteile zu kennen, bevor du dich für diese Rechtsform entscheidest:

  • Zunächst einmal tätigst du als Einzelkaufmann Geschäfte auf eigenes Risiko und auf eigene Rechnung. Das bedeutet in Bezug auf die Rechtsfähigkeit, dass du als Einzelkaufmann vor Gericht klagen, aber umgekehrt auch verklagt werden kannst.
  • Ein gravierender Nachteil ist die fehlende Haftungsbeschränkung. Sie hat zur Folge, dass du als eingetragener Kaufmann beziehungsweise als eingetragene Kauffrau persönlich und uneingeschränkt mit dem gesamten Vermögen, also auch mit deinem Privatvermögen, haftest. Die Haftung ist also nicht beschränkt, wie zum Beispiel bei der Rechtsform einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH).
  • Die fehlende Haftungsbeschränkung und die Haftung mit dem gesamten Vermögen bergen für Geldgeber ein hohes finanzielles Risiko, sodass dir keine oder nur sehr eingeschränkte Finanzierungsmöglichkeiten offen stehen.

Fazit

Die Gründung eines Einzelunternehmens als eingetragener Kaufmann eignet sich für Personen, die sich allein selbstständig machen und die keine erhöhten Haftungsrisiken erwarten. Möglich ist diese Unternehmensform für alle gesetzlich zulässigen gewerblichen Arbeiten. Positiv hervorzuheben ist, dass du das Unternehmen eigenverantwortlich führst und damit die alleinige Entscheidungsbefugnis hast. Der wirklich kritische Punkt ist die Haftung mit dem gesamten Vermögen, von der letztendlich die Entscheidung für oder gegen diese Unternehmensform abhängt. Deshalb solltest du dich nur dann als Einzelkaufmann selbstständig machen, wenn dein Haftungsrisiko nicht allzu groß ist.

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.