Das solltest du als Freelancer wissen

Wenn du nicht allein als Arbeitnehmer dein Geld verdienen willst, kannst du durch eine freiberufliche Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich durchstarten. Der Gesetzgeber gibt eindeutig vor, welche Berufe du als Freiberufler ausüben kannst. Hierbei kannst du bei einem oder mehreren festen Auftraggebern tätig werden. In allen freien Berufen solltest du im Vorfeld einige Informationen vom Steuerberater oder einem Gründungscoach einholen, um als frischer Freiberufler rechtlich und steuerlich keine Fehler zu begehen.

Was macht die freiberufliche Tätigkeit so besonders?

Freiberufler stellen eine besondere Gruppe von Selbstständigen dar. Du kannst hierbei nicht frei auswählen, ob du einer Tätigkeit freiberuflich oder mit einem selbstständigen Unternehmen nachgehen willst. Der Gesetzgeber definiert die Gruppe der freien Berufe eindeutig. Du erwirbst also nach Art deiner freiberuflichen Tätigkeit automatisch diesen Status oder eben nicht.

Freiberufler genießen mit ihrem Job oder Projekt vor allem auf rechtlicher und steuerlicher Ebene einige Vorteile. Sie müssen keine doppelte Buchführung vornehmen, sind nicht bilanzierungspflichtig und müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Dennoch haben sie sich beim Finanzamt und anderen Behörden an klare Vorgaben des Gesetzgebers zu halten.

Ansonsten gelten viele Rahmenwerte für die freiberufliche Tätigkeit oder freie Mitarbeit, die Arbeitnehmer in einem Unternehmen nicht kennen. Du musst dich ohne direkten Arbeitgeber selbst um deine Aufträge kümmern. Bei einer freien Mitarbeit musst du selbst für deine Absicherung aufkommen. Feste Arbeitszeiten oder einen bezahlten Urlaub wirst du anders als Arbeitnehmer nicht haben. Eine freie Mitarbeit ist auch nicht mit Urlaubs- und Weihnachtsgeld verbunden. Selbst mit einem Projekt freiberuflich durchzustarten, ist also gleichermaßen eine reiz- und anspruchsvolle Herausforderung.

Was gilt überhaupt als Freiberuf?

Was als freier Beruf gilt, ist gesetzlich durch § 18 Absatz 1 Einkommensteuergesetz festgelegt. Der Text umfasst sämtliche Tätigkeiten und Berufsgruppen, die als freie Berufe eingestuft werden. Zu den wichtigsten Berufen gehören:

  • Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater
  • Künstler, Journalisten und Publizisten
  • freie Dozenten und Lehrer
  • Hebammen, Heilpraktiker und Krankengymnasten
  • Ingenieure und Architekten
  • beratende Volks- und Betriebswirte

Nicht immer wird deine geplante, freiberufliche Tätigkeit im Wortlaut im Gesetzestext zu finden sein. Hier wird es auf die Vergleichbarkeit und Ähnlichkeit mit den genannten Berufen ankommen. Im Zweifelsfall wirst du den Status als Freiberufler beim Besuch in deinem zuständigen Gewerbeamt abklären müssen. Die Mitarbeiter hier nehmen eine klare Abgrenzung vor. Im persönlichen Gespräch wird der selbstständige oder freiberufliche Charakter erläutert.

Freiberufler oder Selbstständiger: Was ist zu beachten?

Verschiedene Berufsbilder können einen freiberuflichen oder selbstständigen Charakter haben. Beispielsweise wirst du als Einzelperson freiberuflich Nachhilfe geben können. Genauso kannst du eine große Nachhilfeschule mit vielen Mitarbeitern gründen, ohne irgendwann selbst zu dozieren. Das Gewerbeamt unterscheidet den Freelancer und den Selbstständigen sehr genau und achtet bei Zweifeln auf deine Qualifikation und die genaue Art deiner Tätigkeit.

Ein wichtiger Maßstab für eine freiberufliche Tätigkeit ist die Leistungserbringung nach höherer Art. Gemeint ist, dass du mit einer Hochschulausbildung als Lehrer eher Nachhilfe im Freiberuf geben kannst als jemand, der nie eine lehrende Tätigkeit ausgeübt hat. Hier wirst du mit einer Nachhilfeschule eher eine gewerbliche Tätigkeit mit offizieller Gewerbeanmeldung aufweisen. Noch strikter wird dies für wirtschaftsberatende Berufe bewertet. Wenn du andere Firmen bei ihren wirtschaftlichen Projekten und in der Unternehmensführung beraten willst, musst du die entsprechende Fachqualifikation aufweisen.

Ein weiteres Merkmal für Freelancer oder freie Mitarbeiter ist der Status, deine Arbeit eigenverantwortlich durchzuführen und eine unabhängige Erbringung deiner Leistungen nachzuweisen. Für künstlerische und schriftstellerische Tätigkeiten ist eine schöpferische Begabung wichtig. Deine erzeugten Werke müssen eine Schöpfungshöhe aufweisen. Der Nachweis hierüber kann zu Diskussionen führen. Bereite dich also auf entsprechende Nachfragen durch das Gewerbeamt vor.

Was müssen freie Mitarbeiter von Unternehmen beachten?

Für Unternehmen sind freie Mitarbeiter eine beliebte Alternative zu Angestellten geworden. In der Regel müssen für sie keine Sozialversicherungsbeträge gezahlt werden. Dadurch wird der Freelancer zu einem vergleichsweise günstigen Mitarbeiter. Der Gesetzgeber sieht dies kritisch und beachtet deshalb genau, ob freie Mitarbeiter nicht doch arbeitnehmerähnliche Personen darstellen.

Echte freie Mitarbeiter zeichnen sich durch mehrere Auftraggeber aus, anstatt nur einem einzigen Kunden zuzuarbeiten. Wenn du zum Beispiel freiberuflich als Designer tätig bist und lediglich die Website und Flyer eines einzigen Großunternehmens gestaltest, wird der Gesetzgeber dich nicht als freien Mitarbeiter im Sinne eines echten Freiberuflers bewerten. Dir und deinem Arbeitgeber kann eine Scheinselbstständigkeit unterstellt werden, was rechtliche und steuerliche Konsequenzen nach sich zieht. Beachte deshalb, dass du als freier Mitarbeiter nicht allein von einem Auftraggeber abhängig bist und deine Tätigkeit als Freiberufler in verschiedene Richtungen mit unterschiedlichen Kunden ausdehnst.

Kann man als Freiberufler eigene Mitarbeiter haben?

Ein Freelancer mit dem entsprechenden Auftragsvolumen wird vielleicht irgendwann selbst Mitarbeiter anstellen wollen. Grundsätzlich ist dies möglich, ohne dass du den Status als Freelancer einbüßt. Allerdings gibt es abhängig von deiner Branche und Tätigkeit Einschränkungen, wie viele Personen du als Angestellte oder freie Mitarbeiter führen darfst.

Keine Begrenzungen gibt es für Hilfskräfte im Sekretariat oder als Reinigungskräfte. Für Mitarbeiter, die eigene Fachkenntnisse aufweisen, gibt es abhängig von der Berufsgruppe Grenzen nach oben. Falls du diese nicht beachtest, wird dich dein Finanzamt als Gewerbetreibenden einstufen. Rückwirkend ist auch die Aberkennung deines Status als Freelancer möglich. Gewerblich statt freiberuflich tätig zu sein, wird steuerliche Nachzahlungen mit sich bringen, die sehr empfindlich ausfallen können.

Verschiedene Rechtsformen als Freelancer kennenlernen

Ob freie Mitarbeit im Home-Office oder mit eigener Kanzlei oder Praxis: Für deine freiberufliche Tätigkeit stehen dir eine Reihe von Rechtsformen offen. Du wirst dich zwangsläufig für eine dieser Rechtsformen entscheiden müssen, selbst wenn du nicht zwingend ein Gewerbe gründen wolltest. Überlege im Vorfeld, welche Form für dich sinnvoll ist und lasse dich bei diesem Thema von einem Gründungscoach oder Steuerberater unterstützen.

Als Einzelperson

Verschiedene Freelancer möchten oder können ausschließlich auf eigene Faust arbeiten und bleiben durchweg als Einzelperson tätig. Typische Beispiele sind Schriftsteller oder Künstler, die in ihrer Tätigkeit nicht auf andere Personen angewiesen sind. Auch Ärzte mit einer eigenen Praxis oder Anwälte mit einer eigenen Kanzlei fallen in diesen Bereich.

In einer Partnerschaft mit anderen Freelancern

Wenn die Zusammenarbeit mit anderen Freiberuflern gewünscht ist, wird die Gründung einer Partnergesellschaft möglich. Typisch ist dies für eine Gemeinschaftspraxis von Ärzten oder eine Gemeinschaftskanzlei von Steuerberatern oder Anwälten. Die Gesellschaftsform ist explizit für Freelancer eingeführt worden. Deinen individuellen Charakter als Freiberufler verlierst du durch den Zusammenschluss nicht.

Als GbR oder GmbH

Du kannst dich auch als Freiberufler für die Gründung einer Kapitalgesellschaft entscheiden, ohne zwangsläufig ein Gewerbe betreiben zu müssen. Der Vorteil liegt primär bei der Haftung, da du eventuelle Ansprüche über die Gesellschaft abwickeln kannst. Der Nachteil ist das teilweise sehr hohe Startkapital, dass du für die Gründung einer bestimmten Gesellschaftsform mitbringen musst.

Anmeldepflicht, Haftung und Absicherung als Freelancer

Gibt es Anmeldepflichten, beispielsweise beim Gewerbeamt?

Ausübende freier Berufe werden vom Gesetzgeber nicht als Gewerbetreibende angesehen. Entsprechend müssen sie keine Anmeldung beim Gewerbeamt vornehmen und auch keine Gewerbesteuer zahlen. Abhängig von der Art deiner beruflichen Tätigkeit und der beruflichen Qualifikation gibt es dennoch Pflichten, sich bei einer oder mehreren Institutionen anzumelden. Hierzu gehören:

  • Nachweise von Standeskammern: Nicht jeden Freiberuf kannst du einfach so aufnehmen. Stattdessen ist die offizielle Bestätigung eigener Fachkenntnisse notwendig. Ein Beispiel sind Heilpraktiker, die nach ihrer Ausbildung einen Nachweis ihrer Fähigkeiten beim Gesundheitsamt abgeben müssen. Kläre im Vorfeld, ob dies auch für dich als Freelancer gilt.
  • Künstlersozialkasse: Mit einer künstlerischen oder journalistischen Tätigkeit muss die Anmeldung bei der Künstlersozialkasse (KSK) erfolgen. Diese ist für deine soziale Absicherung zuständig und übernimmt den Arbeitgeberanteil in der gesetzlichen, sozialen Absicherung.
  • Berufsgenossenschaft: Verschiedene Berufe wie Steuerberater, Ärzte oder Rechtsanwälte gelten als berufsständisch. Für diese Formen der Dienstleistung wurden spezielle Versorgungswerke eingerichtet, über die du eine Absicherung deines Lebensabends vornimmst. Schließlich bist du als Freiberufler nicht Mitglied im gesetzlichen Sozialversicherungssystem.

Startkapital und Haftung für Freiberufler im Fokus

Grundsätzlich haften Freelancer oder freie Mitarbeiter mit ihrem Privatvermögen. Dies gehört zu den besonderen Risiken dieser Berufsgruppe und kann mit einer falschen Entscheidung die gesamte Existenz kosten. Für Freiberufler ist wichtig, sich frühzeitig mit dem Risiko zu befassen und eine entsprechende Absicherung vorzunehmen. Individuell abgeschlossene Verträge mit Versicherungen sollten berufliche Haftungsrisiken abdecken. Außerdem ist eine berufliche Rechtsschutzversicherung mit Eignung für Freiberufler sinnvoll.

Einzige Alternative ist die beschriebene Gründung einer Gesellschaft in der Rechtsform einer GmbH oder UG. Falls du kein größeres Startkapital mitbringst, ist die britische Limited eine denkbare Alternative. Hier wirst du dich aber rechtlich und steuerlich in Großbritannien verantworten müssen. Ein Steuerberater und andere Dienstleister im Bereich Gründung zeigen dir die Vor- und Nachteile in den verschiedenen Haftungssituationen auf.

Die soziale Absicherung von Freelancern

Der Gesetzgeber sieht verpflichtend den Abschluss einer Kranken- und Rentenversicherung vor. Für viele freie Berufe gilt dabei weiterhin die gesetzliche Versicherungspflicht. Diese wurde für Künstler und Journalisten im Rahmen der KSK bereits angesprochen, auch andere Berufe vom Dozenten bis zur Hebamme unterliegen dieser Pflicht. Sie sind Teil des gesetzlichen Systems und zahlen prozentual an ihrem Einkommen bemessene Beträge ins Sozialsystem ein. Erst wenn die Jahreseinnahmen über der Versicherungspflichtgrenze liegen, hast du wie Angestellte eine freie Wahl und kannst in einen Volltarif der PKV wechseln. Eine private Zusatzabsicherung für deine Altersvorsorge solltest du unabhängig hiervon in jedem Fall vornehmen.

Nicht alle Freiberufler unterliegen der Pflicht, sich über das gesetzliche System abzusichern. Sie sind mit anderen Selbstständigen vergleichbar und können direkt einen Vertrag mit einer privaten Versicherung abschließen. In der Regel entscheiden sich Freiberufler für die private Krankenversicherung, da individuelle Leistungen gewährt werden. Für junge Freelancer fallen die individuell kalkulierten Beiträge günstig aus, da sie wenige gesundheitliche Risiken in den Vertrag einbringen. Pauschal kann trotzdem nicht zum einen oder anderen System geraten werden. Ein individueller Vergleich ist anzuraten.

Wie sieht die Buchhaltung und Versteuerung bei Freiberuflern aus?

Freiberufler sind von der Bilanzierungspflicht befreit, die Gewerbetreibende ab einem bestimmten Jahresumsatz erfüllen müssen. Sie müssen auch keine doppelte Buchführung durchführen. Bei der Steuer reicht die Ermittlung des Gewinns über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Trotzdem sind Freelancer oder freie Mitarbeiter zu einer grundlegenden Buchhaltung angehalten, da sie ihre Einnahmen beim Finanzamt nachweisen und belegen müssen.

Rechnungen sind von einem Freiberufler übersichtlich und einheitlich zu stellen, wobei das Finanzamt auf eine fortlaufende Rechnungsnummer achtet. Auch das Ausweisen von Umsatzsteuer ist nötig, falls der Freiberufler nicht von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch macht. Dies ist möglich, wenn im letzten Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erzielt wurde und im laufenden Jahr voraussichtlich keine 50.000 Euro erreicht werden. Mit Hinweis auf § 19 Absatz 1 UStG in den Rechnungsschreiben kann der Freelancer auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten. Gewerbesteuer musst du im Freiberuf ohnehin nicht abführen, was einen wesentlichen Unterschied zu Gewerbetreibenden darstellt.

Freiberufler nach Arbeitslosigkeit: der Gründungszuschuss

Das Interesse an einer freiberuflichen Tätigkeit liegt oft bei Arbeitswilligen nach einer langen Phase der Arbeitslosigkeit vor. Sie möchten gern wieder arbeiten und eine eigene Geschäftsidee oder ein Projekt umsetzen. Der Gesetzgeber unterstützt dieses Vorhaben mit einem Gründungsausschuss und zahlt dir Fördergeld, was in früheren Jahren noch als Ich-AG bekannt war.

Wichtig für den Erhalt des Zuschusses ist ein tragfähiger Businessplan. Du solltest dem Mitarbeiter deiner Arbeitsagentur dein Projekt oder deine Geschäftsidee vernünftig aufzeigen können. Auch deine berufliche Qualifikation sollte für dein gewerblich oder freiberuflich geplantes Konzept ausreichen. Außerdem gilt der Vermittlungsvorrang: Wenn ein potenzieller Arbeitgeber dich mit deiner Qualifikation gerade als Arbeitnehmer sucht, hat dies Vorrang vor deinem freiberuflichen Projekt. Dieses kannst du weiterhin persönlich verfolgen, dann allerdings ohne Gründungszuschuss.

Mit kompetenter Hilfe sicher als Freelancer durchstarten

Von der Erstellung eines Businessplans bis zur korrekten Anmeldung bei verschiedenen Institutionen sind einige Formalitäten für Freelancer zu beachten. Wenn du in der Gründungsphase nicht alles eigenverantwortlich abklären möchtest, nutze den Kontakt zu einem Gründungscoach, Steuerberater oder Beratungsinstitut. Diese bieten vielfältige Dienstleistungen für angehende Freiberufler an, die von einer erzieherischen oder unterrichtenden Tätigkeit bis zum Arzt oder Anwalt spannende Projekte und Vorhaben auf allen Ebenen unterstützen. Durch diese Unterstützung wirst du schneller Auftraggeber finden oder erfolgreicher in eine freie Mitarbeit starten.

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.