Steuererklärung: Was können Freelancer und Selbstständige absetzen?

Jedes Jahr das gleiche Lied: Das Finanzamt fordert die Steuererklärung an – zusätzliche Arbeit kommt auf dich zu. Aber gerade für Freelancer, Freiberufler und Selbstständige bietet die Einkommensteuerklärung eine Chance, Ausgaben wie Werbungskosten, Sonderausgaben oder andere Beiträge, die beruflich oder manchmal auch privat notwendig sind, von der Steuer abzusetzen. Informiere dich in diesem Ratgeberartikel über Tipps, wie einzelne Posten abgesetzt werden und wie du deine Steuerlast mindern kannst.

Wozu Steuern?

Mit den Einnahmen aus der Einkommensteuer, die auf die Einkünfte der Bürger berechnet werden, zahlt der Staat seine Ausgaben. So schafft er zum Beispiel mit Straßen, Strom- und Kommunikationsnetzen die Infrastruktur, in der du als Selbstständiger tätig sein kannst. Die Steuergelder kommen letztlich also allen zugute. Trotzdem solltest du als Steuerzahler kein schlechtes Gewissen haben, so viele Posten wie möglich in deiner Einkommensteuererklärung abzusetzen. Denn wer verpflichtet ist, Steuern zu zahlen, hat auch das Recht, Steuern zu sparen.

Übrigens: Seit der Steuererklärung 2017 gelten um zwei Monate verlängerte Abgabefristen für die Steuererklärung beim Finanzamt. Ultimo ist jeweils der 31. Juli des Folgejahres. Du solltest diese Frist in jedem Fall einhalten. Denn du kannst dir viele Aufwendungen sparen, um die Höhe deiner Steuerschuld zu mindern, wenn du hohe Säumniszuschläge zahlen musst.

Welche Steuern kommen auf dich zu?

Wie hoch die Steuerlast (genauer gesagt: die Einkommensteuerlast) für dich ausfällt, hängt in erster Linie davon ab, wie hoch das zu versteuernde Einkommen ist, das du beruflich erzielst. Als Freelancer oder Freiberufler ist dies dein Gewinn, der sich aus deinen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ergibt. Eventuell bist du neben deiner Selbstständigkeit noch an anderer Stelle beruflich tätig. In diesem Fall wird das Einkommen aus dieser Arbeit natürlich ebenso angerechnet. Ein ungefähres Bild über die zu erwartenden Steuern gibt dir diese Übersicht:

• Grundlage der Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen.
• Die Steuer wird erst ab einem Jahreseinkommen von 9.000 Euro berechnet, dann in einer Höhe von 14 Prozent.
• Der Spitzensteuersatz liegt bei 42 Prozent. Er gilt ab einem Einkommen von 54.950 Euro im Jahr.

Grundlegend bei der Steuererklärung ist die Unterscheidung zwischen Ausgaben, die für die Arbeit als Selbstständiger entstehen, und den Kosten für die private Lebensführung. Letztere kann man nur in Ausnahmefällen steuerlich absetzen.

Welche Sonderausgaben können abgesetzt werden?

Es gibt bestimmte Sonderausgaben, die sich für dich als Steuerzahler positiv auswirken. Wichtig ist, diese in der Einkommensteuererklärung an der richtigen Stelle anzugeben. Dazu gehören unter anderem:

• Aufwendungen für das eigene Kind (zum Beispiel Betreuung, Ausbildung, Schulgeld)
• Aufwendungen für die Altersvorsorge, beispielsweise Riester-Rente, Rürup-Rente) (Sonderausgaben)
• Spenden für politische Parteien und gemeinnützige Institutionen zu einer gewissen Höhe (private Ausgaben)

Tipp: Ausgaben-Pauschalbeträge, die vom Finanzamt ohne Nachweise anerkannt werden, gibt es nur für bestimmte Kosten – diese sind gesetzlich geregelt. Du solltest hier also besonders aufpassen, alle Geldausgaben geltend zu machen, die sich positiv auf deine Steuerlast für das betreffende Jahr auswirken.

Kinder kosten Geld – und können sich steuermindernd auswirken

Für alle Steuerzahler, die Kinder haben, gibt es den Kinderfreibetrag, der in der Regel bereits mit dem im Jahr erhaltenen Kindergeld abgegolten ist und die Steuerlast automatisch senkt. Doch es gibt auch weitere Ausgaben für Kinder, die Eltern in der Steuererklärung angeben können, damit sie Steuern sparen können. Dazu gehören zum Beispiel das Schulgeld und Kita-Gebühren.

Wie setzt du Ausgaben für die Altersvorsorge ab?

Zu den absetzbaren Kosten gehören zum Beispiel auch die Kosten für die betriebliche Altersvorsorge. Hiervon werden Freelancer natürlich kaum betroffen sein. Unternehmer können jedoch Aufwendungen für eine private Krankenversicherung von der Einkommensteuer absetzen. Dies gilt allerdings nur für Beiträge, die die sogenannte Basisversorgung nicht übersteigen. Der Vorteil: Du kannst als Selbstständiger doppelt so viel Geld steuerlich absetzen, weil bei dir der Arbeitgeber nicht für 50 Prozent der Beiträge aufkommt. Dieser Anteil, den du privat von deinem Geld bezahlst, muss für dich natürlich auch absetzbar sein.

Private Altersvorsorge ist ein Thema, das gerade bei Freelancern in jungen Jahren oft unterschätzt wird. Die Rürup-Rente wurde als Pendant zur Riester-Rente speziell für Selbstständige eingeführt. Auch hier begünstigt der Staat den Steuerzahler, indem die Beiträge steuerlich angerechnet werden.

Was sind haushaltsnahe Dienstleistungen?

Haushaltsnahe Dienstleistungen sind Kosten für Arbeiten in deinem Haushalt, die im Normalfall von dir selbst oder Haushaltsangehörigen ausgeführt werden, für die du aber eine Firma beauftragt hast. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen von Handwerkern. Die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen kannst du bis zu 20 Prozent absetzen und in deiner Steuererklärung in der Anlage V vermerken.

Tipp: Gib alle Beiträge immer in voller Höhe an, unabhängig davon, wie hoch die steuerliche Berücksichtigung letztlich ausfällt. Diese Rechnung ist Aufgabe des Finanzamts.

Was versteht man unter einer doppelten Haushaltsführung?

Wenn ein Arbeitnehmer beruflich bedingt eine Zweitwohnung oder ein Hotelzimmer mieten muss, gibt es hierfür die Möglichkeit, die so entfallenden Unkosten steuerlich abzusetzen. Viele wissen nicht, dass auch Unternehmer dadurch Steuern sparen können. Unter bestimmten Voraussetzungen sind absetzbar:

• Unterkunftskosten
• Verpflegungspauschalen
• Fahrtkosten in die Hauptwohnung (alternativ Telefonkosten)

So setzt du Kosten für deinen Pkw ab

Die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs ist für viele Freiberufler ein teurer Posten. Ausschlaggebend für die steuerliche Beurteilung und die Absetzbarkeit ist zunächst die Frage, ob ein Wagen zum Betriebsvermögen gehört oder hauptsächlich privat genutzt wird. Ein Auto im Privatvermögen kann günstiger sein – denn dann schlägt der eventuelle Verkauf im Anschluss an die Nutzung nicht als Einnahme beziehungsweise Betriebseinkommen an. Prüfe immer, ob es für die gefahrenen Kilometer, die du von der Steuer absetzen kannst, günstiger für dich ist, die Pauschale von 30 Cent in Anspruch zu nehmen oder die tatsächlichen Kosten (zum Beispiel für das Benzin) anzugeben.

Die Entfernungspauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Die Fahrten zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte sind auch für Selbstständige mit diesem Betrag absetzbar. Dies gilt übrigens unabhängig davon, ob der Weg mit dem Auto, mit Bus und Bahn, mit dem Fahrrad oder sogar zu Fuß zurückgelegt wird. Für Fahrradfahrer, die täglich lange Strecken zurücklegen, wird die Entfernungspauschale die günstigere Alternative sein. Entstehen für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr Kosten, als die Kilometerpauschale deckt, können auch diese angegeben werden. Als Vorsorgeaufwand sind auch Gebühren für die Kfz-Haftpflichtversicherung absetzbar.

Wie machst du Werbungskosten geltend?

Auch Werbungskosten mindern das zu versteuernde Einkommen. Zu den Werbungskosten zählt das Geld, das du für deine berufliche Tätigkeit ausgibst. Für alle Selbstständigen gilt jedoch die Besonderheit, dass die Werbungskosten zu den Betriebsausgaben zählen. Während einem Arbeitnehmer pauschal 1.000 Euro Werbungskosten angerechnet werden, musst du als Freelancer deine Betriebsausgaben im Einzelnen in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung angeben. Für schriftstellerisch tätige Freiberufler, zum Beispiel Journalisten, besteht die Möglichkeit, Pauschalen geltend zu machen. Sie können pauschal 30 Prozent von ihren Betriebseinnahmen absetzen, höchstens jedoch 2.455 Euro im Jahr.

Tipp: Mach diese Pauschale geltend, wenn die Betriebsausgaben aus deinen Rechnungen darunter liegen. Wenn du es nicht tust, sondern weniger Geld als Betriebsausgaben in deiner Einnahme-Überschuss-Rechnung geltend machst, zahlst du im Endeffekt mehr Steuern. Lass dich zu diesem Thema im Zweifel von einem Experten (Steuerberater) beraten.

So können außergewöhnliche Belastungen die Steuerlast senken

Auch außergewöhnliche Belastungen werden steuermindernd berücksichtigt. Diese sind jedoch – wie es der Name schon sagt – auf Ausnahmen beschränkt. Beispiele für außergewöhnliche Belastungen sind vor allem Krankheitskosten. Das kann zum Beispiel Geld sein, das du für teure Zahnbehandlungen (beispielsweise für Prothesen oder Implantate) ausgegeben hast. Da viele Leistungen hier nicht mehr von der Krankenkasse übernommen, sondern privat bezahlt werden müssen, können außergewöhnliche Belastungen in deiner Steuererklärung durchaus eine Rolle spielen.

Es ist klar, dass es zu diesem Thema sehr viele unterschiedliche Auffassungen gibt. Oft werden einzelne Beiträge von dem einen Finanzamt anerkannt, von einem anderen nicht oder nur in einer geringeren Höhe. Eine Übersicht über Gerichtsurteile zu diesem Thema erhältst du zum Beispiel, wenn du im Internet nach Schlagwörtern wie „Steuererklärung 2017 außergewöhnliche Belastungen” suchst.

Tipp: Damit diese Kosten nicht unter die Grenze einer „zumutbaren Belastung” fallen, die nicht absetzbar sind und für die du selbst voll aufkommen musst, solltest du alle Kosten, die voraussehbar sind, möglichst in einem Jahr ansammeln.

Weitere Möglichkeiten, Steuern zu sparen

Ein Arbeitnehmer hat es leicht – seine Steuern werden automatisch vom Lohn abgezogen und er muss in der Regel am Ende des Jahres keine gesonderte Einkommensteuererklärung abgeben. Als Freelancer trifft dich in Bezug auf die Grundlagen deiner Besteuerung eine Bringschuld: Du musst dem Finanzamt alles darlegen, was für die Besteuerung wichtig ist. Zu deinen Gunsten gibt es aber viele einzelne Geldausgaben, die du absetzen kannst. Neben den bereits erwähnten Posten sind dies die folgenden:

• Bewirtungskosten können als Betriebsausgaben gezählt werden. Hier bestehen aber besondere Vorschriften für die Rechnung.
• Auch Geschenke für Kunden lassen sich unter besonderen Voraussetzungen anrechnen. Hier sind jedoch Aufzeichnungspflichten und Freigrenzen zu beachten.
• Mietausgaben für das Arbeitszimmer in der Wohnung können (anteilig in Bezug auf die Gesamtmiete) als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
• Bei Darlehen (Krediten) gelten nur die Zinsen als abzugsfähig. Was du für die Tilgung bezahlst, kannst du steuerlich nicht absetzen.

Diese Fehler solltest du vermeiden

Besonders bei der ersten Steuererklärung machen Freelancer und Freiberufler Fehler. Achte deshalb zunächst auf diese drei wichtigen Punkte:

• Bei den Kosten für die Arbeit ist streng zu unterscheiden zwischen den Ausgaben, die du in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung angibst, und anderen steuerlich relevanten Kosten. Du darfst diese auf keinen Fall zweimal angeben.
• Ebenfalls wichtig ist die Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Geldausgaben.
• Alle Angaben in deiner Steuererklärung beziehen sich immer auf die Ausgaben und Einnahmen des vergangenen Jahres. Ein Beispiel: Wer die Steuererklärung 2018 abgibt, bezieht sich dabei auf alle Aspekte des Vorjahres 2017.

Belege bereithalten – damit das Finanzamt prüfen kann

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Grundlage für die Höhe deines zu versteuernden Einkommens musst du Belege aufbewahren. Diese Belege musst du seit der Steuererklärung 2017 zwar in der Regel nicht mehr zusammen mit der Steuererklärung einreichen. Um die tatsächlichen Kosten für Aufwendungen aus privaten oder beruflichen Gründen auch auf Anfrage belegen zu können, musst du Dokumente für das Finanzamt jedoch bereithalten.

Tipp: Wenn du eine Rechnung verloren hast, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen, der vom Finanzamt als gültiger Beleg für eine Zahlung akzeptiert wird.

Einfacher geht es, wenn du bei allen Käufen direkt deine Belege speicherst – zum Beispiel im Holvi Geschäftskonto.

Fazit

Leider zahlen insbesondere Selbstständige oft zu viele Steuern. Gründe dafür sind die Unkenntnis darüber, welche Zahlungen abgesetzt werden können, aber auch die fehlende Zeit, sich mit der Steuererklärung zu beschäftigen. Wer beruflich sehr beansprucht ist, hat neben seiner Arbeit oft kaum Zeit dafür. Dabei ist gerade die jährliche Einkommensteuererklärung eine gute Gelegenheit zum Sparen.